Понятие, сущность, причины и задачи претензионной работы. Автоматизация претензионно-исковой работы юристов

Предъявление претензии – это указание контрагенту на противоправность его действий или допущенные ошибки с требованием их устранения или исправления.

В юридической практике правильная организация такой работы является одним из самых эффективных способов защиты законных интересов субъекта хозяйствования.

Возможность претензионного урегулирования споров в досудебном порядке установлена на законодательном уровне практически во всех сферах правоотношений. Последствие несоблюдения этого этапа – оставление без рассмотрения судом искового заявления.

Порядок ведения претензионной работы как самостоятельного этапа правовой работы регламентируется общими нормами законодательства и локальными правовыми актами с учетом специфики функционирования юридического лица, его структуры, сферы деятельности и формата сотрудничества с партнерами.

К такой работе относятся:

• подготовка доказательственной базы, сбор, составление и оформление документов;
• предъявление различных видов претензий и их рассмотрение;
• регистрационно-архивная деятельность: регистрация, хранение, учет, отправка материалов;
• аналитическая работа по претензиям, в том числе рассмотрение, обобщение результатов и их анализ;
• внесение предложений по оптимизации и способов устранения причин возникновения претензий.

Варианты организации деятельности

Порядок ведения претензионной работы в учреждении может быть организован несколькими способами.

Традиционный вариант – ведение претензионной работы юридической службой. Все должностные лица и структурные подразделения при обнаружении причинения убытков и нарушения законных интересов передают соответствующие документы штатным юристам, которые занимаются легализацией требований.

Второй вариант – создание претензионного отдела, группы или бюро. Это отдельная структурная единица, занимающаяся исключительно вопросами предъявления и рассмотрения претензий.

Юридическая служба учреждения выполняет координационную и консультативную функцию, осуществляет методическое руководство, проверяет правомочность и сроки претензий, соответствие требований нормам законодательства и положениям договора.

Некрупные субъекты хозяйствования при незначительном объеме работы могут возложить соответствующую функцию на бухгалтера.

Порядок претензионной работы подразумевает регламентацию локальным нормативным актом.

Выбор способа организации зависит от ряда факторов, в том числе от организационно-правовой формы юридического лица, вида деятельности, особенностей структуры, финансовых возможностей, характера и объема хозяйственных связей, специфики договорных отношений и т. д. Определяющим является принцип целесообразности.

Особенности претензионной работы

Претензия является правовой формой восстановления законных интересов без вмешательства юрисдикционных органов. Это может быть как обязательный, так и добровольный шаг.

Без претензионного порядка не обойтись, если он установлен законом или договором. Четкая однозначная запись в соглашении между контрагентами, прописывающая такой порядок, является обязательным для выполнения пунктом.

Аргументированное изложение позиции в договоре упрощает разрешение спорных моментов в будущем.

Порядок претензионной и судебной работы оптимизируется каждым субъектом хозяйствования. Этому способствует принятие специальных положений, автоматизация процесса, наработка практических навыков.

Грамотное составление и оформление претензий и ответов на них, понятная суть и обоснованность требований, выбор надежного способа предъявления характеризуют профессиональный уровень сторон, формируют деловую репутацию и серьезность намерений сотрудничества. Отсутствие ответа на претензию будет весомым аргументом в пользу партнера при разрешении спора в судебном порядке. И наоборот.

Пример. На предприятие, которое является изготовителем товара сложного ассортимента, поступила претензия от покупателя с требованием замены изделия в связи с ненадлежащим качеством. В подтверждение ухудшения потребительских свойств изделия, которое эксплуатировалось один год, прилагались фотографии и акт бюро товарных экспертиз.

Учитывая, что освоение модели этого товара только начиналось, для рассмотрения претензии была сформирована комиссия. В ее состав помимо представителей юридического и маркетингового отделов, входили сотрудники сервиса, конструкторы и технологи.

Итог – обоснованное заключение о нарушении правил эксплуатации, ненадлежащем техническом обслуживании и внесении недопустимых изменений в товар. Предоставленные заявителем доказательства, в том числе акт, не содержали нормативной и технической аргументации, являясь, по факту, лишь субъективным мнением.

Регистрация претензий на предприятии и мотивированное отклонение позволят не доводить дело до суда, сохранить репутацию добросовестного производителя и избежать прецедента.

Главной целью претензионной работы является минимизация отрицательного воздействия на предпринимательскую деятельность со стороны контрагентов.

Претензионная работа – это совокупность действий в лице юрисконсульта (юридической службы) по предъявлению и рассмотрению предъявленных претензий, а также по использованию полученной при этом информации.

Определив размер причиненного убытка на предприятии, сторона договора, право которой нарушено, может подать иск в суд. Однако, прежде чем это сделать, целесообразно отправить другой стороне претензии.

Претензионный порядок урегулирования споров может быть добровольным и обязательным.

Обязательный порядок предусмотрен для следующих отношений:

¾ Для железнодорожных перевозок.

¾ Перевозок речным транспортом.

¾ Морским транспортом.

¾ Автомобильные, воздушные перевозки.

¾ Пересылок почтовых отправлений и услуг связи.

¾ Требований об изменении и расторжении договоров (п.2 ст. 452 ГК РФ).

¾ В случае если он закреплен в договоре.

Досудебный порядок урегулирования споров имеет цель:

1. Обеспечить быстрейшее восстановление нарушенных прав, а также урегулирования возникающих разногласий по исполнению обязательств.

2. Способствовать выявлению и устранению причин и условий, порождающих факты неисполнения договорных обязательств, для улучшения работы по заключению и исполнению договоров.

Претензия – письменное требование кредитора к должнику об исполнении обязательств.

С экономической точки зрения претензии разделяются на три группы:

I. Надежное к получению – это тот случай, когда должник имеет достаточные денежные и иные материальные средства для расчетов с кредитором по имеющейся задолженности.

II. Сомнительные – когда кредитор не обладает полной уверенностью в том, что должник имеет возможность оплатить долг, либо сама претензия является спорной в отношении права требования или в отношении размеров требования.

III. Безнадежные к получению – когда кредитор имеет четкие сведения о полной невозможности получить причитающуюся задолженность (отсутствие у должника имущества, отсутствие сведений о месте нахождения).

Наиболее распространенным являются следующие претензии:

1) Возникающие из-за нарушения договора поставки (недопоставка товара, недостача, ненадлежащее качество, неоплата или несвоевременная оплата поставленного товара).

2) Вытекающие из договоров перевозки (самые распространенные).

3) По расчетам за выполненные работы, оказанные услуги, аренду помещений (имущества).

4) Связанные с нарушением договора строительного подряда (поставка материала более низкого качества, нарушение оговоренного порядка расчетов, завышение объемов выполненных работ, нарушение технологий строительства, нарушение сроков строительных работ и их сдача).

Претензионная работа состоит из 3-х основных частей:

1. Подготовка соответствующих материалов и предъявление организации претензий к ее должнику (дебиторов).

2. Рассмотрение поступающих претензий и принятие решений по ним.

3. Анализ предъявляемых претензий, обобщение полученных данных для соблюдения производственной, трудовой и финансовой дисциплины организации.

Порядок претензионной работы следующий:

Заинтересованная сторона направляет своему агенту письменное обращение (претензию), в котором излагает конкретные требования и дает их обоснование, а вторая сторона на 30-ый срок (либо тот, который указан в договоре) обязаны ответить на претензию.

Не получение ответа на претензию, либо получение ответа, неудовлетворяющие требования заявителя, дает ему право обратиться в Арбитражный суд для разрешения спора по существу.

Невыполнение этих обстоятельств, дает суду основание оставить исковое заявление без рассмотрения.

Как правильно принять претензию, ответить на нее и, в конечном счете, сохранить доброжелательные отношения с тем, кто ее направил?

Претензия – выражение неудовлетворенности продукцией и (или) работой организации, или непосредственно процессом управления претензиями в ситуациях, где явно или неявно ожидается ответ или решение (ГОСТ Р ИСО 10002-2007 «Менеджмент организации. Удовлетворенность потребителя. Руководство по управлению претензиями в организациях», утв. приказом Ростехрегулирования от 31.10.2007 № 283-ст).

Источник: https://eduction.ru/pretenzionnaya-rabota-ochevidnye-i-skrytye-aspekty-ponyatie/

Юрист по претензионной работе

Ведение претензионной работы – профилактика судебных разбирательств, выполняемая квалифицированным юристом, так как именно он способен оценить ситуацию в рамках действующего законодательства и предпринять правильные шаги, которые решат конфликтную ситуацию без обращения в суд.

Грамотное построение этой, на первый взгляд, простой задачи позволяет избежать затяжных конфликтов в большинстве случаев, а также является прочной основой для исков.

При организации претензионной работы важен профессиональный подход – не стоит поручать разработку стратегии взыскания дебиторской задолженности и предъявление претензий секретарям, делопроизводителям, не имеющим достаточных навыков и не знакомых с нормами законодательства.

Мы рекомендуем обратиться к юристу, обладающему высокими компетенциями и узкой специализацией в данной области, так как ведение претензионно-исковых (или судебно-претензионных) дел должно учитывать все нюансы.

Претензия – требование к контрагенту или должнику, предъявленное в связи с невыполнением взятых обязательств. Ее предъявляют с целью побудить партнера к решительным действиям по выполнению обязательств, не исполненным в срок.

Претензионная работа юриста заключается в грамотном изложении фактов и конкретного требования для предотвращения морального и имущественного вреда компании, в интересах которой он работает. Нередко юридические лица отказываются от создания отдельного структурного подразделения для работы с должниками и дебиторской задолженностью, прибегая к услугам внешнего специалиста.

Организация претензионной работы

Чтобы качественно написать претензию, необходимо обладать полным знанием ситуации, а сама претензионная работа требует особой деликатности, ведь претензии порой предъявляются постоянным партнерам. Поэтому претензионная работа на предприятии должна вестись регулярно.

Стандартные и нестандартные претензии готовят специалисты, которым дают исходную информацию отделы, ведущие соответствующие участки работы. К примеру, отслеживают сроки оплаты по договору менеджеры.

При отсутствии поступления оплаты они должны представить информацию специалисту для своевременного предъявления претензии.

При выходе ситуации из разряда обычных всегда необходима помощь компетентного юриста, ведь зачастую оперативно подготовленная претензия, основанная на изучении всех имеющихся документов, позволяет избежать судебного разбирательства.

Подготовка юриста к претензионной работе заключается в следующем:

• анализ вероятных последствий;
• сбор доказательств, подтверждающих требования;
• подготовка, получение, составление претензии;
• предъявление собственных претензий, подготовка ответов на претензии партнеров;
• регистрация, отправка, хранение претензий;
• контроль претензионного производства;
• рассмотрение и анализ претензий, обеспечение полной организации претензионной работы;
• оценка претензий, полученных предприятием, и исходящих от него с точки зрения закона.

Претензионное письмо оформляют на официальном бланке предприятия, в котором указывают полное название адресата, почтовый адрес и излагают соответствующие требования.

В зависимости от ситуации в претензии могут приводиться расчеты, содержаться ссылки на документы, подтверждающие частичное или полное исполнение или неисполнение обязательств. Если речь идет о штрафах или возмещении убытков, в претензии должна быть указана ссылка на нарушенные условия договора и закон, устанавливающий ответственность за данное нарушение.

Порядок претензионной работы

Претензия является профилактической мерой и способом досудебного урегулирования спора, выражением недовольства товаром или работой, активным ожидание реакции контрагента на возникшую в деловых отношениях проблему.

Порядок претензионной работы является формой защиты прав, регулирующих спор между кредитором и должником до суда.

Если должник не удовлетворит претензионные требования полностью или частично, продолжением работы по взысканию долга или принуждении к исполнению условий договора станет предъявление иска в суд.

Претензию подписывает руководитель организации или ее заместитель, затем ей присваивается регистрационный номер.

Принято разделять текст претензионного письма на части:

• вводная – описание правоотношений сторон;
• описание характера нарушения обязательств, которые допустил контрагент;
• требования к адресату.

В тексте претензии возможно указание на различные последствия отказа от исполнения обязательств. Чтобы подтвердить соблюдение порядка досудебного урегулирования спора, необходимо сохранить доказательства получения претензии должником. К ним относятся:

• письмо, отправленное в порядке электронного документооборота с применением ЭЦП;
• уведомление о вручении письма с описью вложения.

Грамотная организация претензионной работы не только снижает нагрузку на судей, но также позволяет сохранить партнерские отношения. В претензии обязательно следует указать реальный срок для ответа. Как правило, срок на ответ составляет 30 календарных дней.

В зависимости от возникших правоотношений обязательность претензионного порядка разрешения спора предусмотрена следующими нормами:

• п. 1 ст. 161 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ;
• п. 2 ст. 452 ГК РФ;
• ст. 120 Федерального закона от 10.01.2003 № 18-ФЗ  «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации» и другими.

Часть 5 ст. 4 АПК РФ, ч. 3 ст. 4 Кодекса административного судопроизводства РФ (КАС РФ) говорят о том, что несоблюдение требования о досудебном урегулировании спора препятствует обращению в суд.

Важно корректно сформулировать требования претензии при введении в договор условий о досудебном порядке урегулирования конфликта. Предмет претензионных требований должен отвечать требованиям иска, в противном случае судебный орган оставит исковое заявление без рассмотрения.

К примеру, если вы укажете только требование об уплате основной задолженности и не упомяните о пене, вы не сможете в суде отстоять взыскание данной неустойки.

А вот цена иска и размер долга, указанный в претензии, могут не совпадать, поскольку сумма долга и период просрочки к моменту обращения в суд могут увеличиться.

Предъявление претензии направлено на попытку урегулировать ситуацию до суда и получение подтверждений соблюдения претензионного порядка для разрешения конфликта.

В силу п. 2 ч. 1 ст. 148 АПК РФ и абз. 2 ст. 222 ГПК РФ суд не рассматривает иск, если установит несоблюдение истцом претензионного порядка. Но при этом суд рассматривает реальную возможность решить конфликт миром между участниками при волеизъявлении сторон. Если доказательства невозможности мирно решить спор присутствуют, суд рассматривает иск по существу.

Способы и форма отправки претензии

Сегодня множество компаний переходит на электронный документооборот.

Покупатели с поставщиками обмениваются электронными письмами, поэтому возникает вопрос: обязательно ли дублировать электронное письмо на бумаге? Во многих правоотношениях предъявление претензии является обязательным до подачи иска в суд. Чтобы избежать проблем, электронные адреса, по которым будет вестись переписка, нужно закреплять в тексте договора.

До подачи иска в суд электронную переписку нужно перевести на бумагу в рамках особой процедуры по обеспечению доказательств с использованием нотариуса. Суды не всегда принимают в качестве доказательств распечатку электронных писем.

Мы рекомендуем использовать письменную форму претензий, поскольку она экономит время в будущем при неисполнении контрагентом своих обязательств. Электронную переписку можно использовать в качестве дополнительного способа обмена информацией.

Чтобы доказать не только факт отправки, но и подтвердить, что была отправлена именно претензия, следует направить ее заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Этот перечень документов является надлежащим доказательством соблюдения требований досудебного урегулирования спора.

Регистрацию входящих претензий ведет делопроизводитель или секретарь. Юристы, как правило, дублируют регистрацию претензий с целью удобства контроля. Юрист занимается также отслеживанием претензии с момента получения до завершения процесса, когда предъявляющий претензию получит удовлетворительный ответ или примет решение о рассмотрении спора в суде.

Наши специалисты имеют обширную и успешную практику предоставления услуг, направленных на урегулирование споров в досудебном порядке, помогут разобраться с возникшей проблемой в краткие сроки, независимо от того, проживаете вы в Москве или другом регионе России.

Источник: https://pravo21vek.ru/articles/soprovozhdenie/pretenzionnaya-rabota-yurista/

Что такое претензионно-исковая работа

Претензионно-исковая работа — основополагающая доля успешного ведения деятельности в организации. Правильное исполнение обеспечивает защищенность прав и интересов предприятия.

Что это такое

Перед тем как начать рассматривать законодательный регламент данной деятельности, следует ознакомиться с определением. Под понятием претензионно-исковой работы подразумевается ряд мер, которые направлены на выяснение отношений с партнером в рамках защиты законных требований прав и интересов.

Данная работа предполагает составление и последующее направление претензионной и исковой документации. Отправляется претензия в представительство предприятия в государственных органах и судах, ответственных за рассмотрение спорных договорных отношений. В них будет составлен анализ претензий и, в соответствии заключению, произойдет реакция.

Для ведения данной работы на предприятии формируется отдельный штат или даже отдел. Сфера обязанностей работников определяется положениями должностных инструкций.

Как правило, в штат, ответственный за претензионно-исковую работу, набирают юристов, имеющих высшее образование.

Но, если дело касается государственных закупок, то все может быть на порядок сложнее.

В соответствии с положениями статьи 38 Федерального закона №44, все полномочия по ведению претензионно-исковой службы возлагаются на контрактного управляющего или контрактную службу (при наличии на предприятии).

Кроме того, данный законопроект разрешает нанимать специалистов для контрактной службы, имеющих высшее или дополнительное образование, касающееся сферы закупок.

Претензионно-исковая работа — это меры по выдвижению требований компанией партнерам в соответствии с положениями договора, возникших из-за неисполнения обязанностей контрагента.

В рамках проводится:

• анализ убытков и рисков из-за неисполнения обязанностей контрагентом;
• сбор необходимой для доказательства нарушения договора документации;
• выяснение причин, которые привели к неисполнению обязательств;
• составление претензии и предъявление ее партнеру;
• проведение анализа результатов предъявленной претензии (в случае негативной реакции — подготовка к судебному иску);
• сбор необходимой документации для судового заседания;
• подача иска;
• участие в судебном процессе.

Особенности ведения и организации

Данный вид деятельности выдвигает требования к специалисту в роли наличия навыков в организации хозяйственной работы компании, а также знаний права и экономики.

Из-за этой специфики в более-менее крупных предприятиях для проведения претензионно-исковой деятельности выделяется отдельная юридическая должность либо целый штатный отдел. Без их деятельности представить нормальное функционирование организации достаточно сложно.

Охват претензионной деятельности определяет необходимость создания подобной должности в филиале вне основного предприятия (в качестве примера можно рассмотреть сервисный центр).

Этот вопрос особенно актуален для компаний, которые занимаются продажей товаров, имеющих длительный срок гарантийного обслуживания. Они, как правило, открывают ряд отдельных подразделений для оказания услуг по гарантийному обслуживанию.

Если в отделах есть юрист, то это позволяет значительно ускорить процесс по урегулированию споров с покупателями.

Стоит отметить, что доверять данную работу лицам, не имеющим соответствующего образования, является ошибочным решением для компании. Деятельность подобного специалиста может принести убытки, вследствие чего пострадает репутация.

Единый образец регламента

Несмотря на то, что важность претензионно-исковой работы для осуществления хозяйственной деятельности на предприятии очень велика, в настоящий момент не существует законодательного акта, регулирующего форму регламента. К

Кроме того, законодательная база не накладывает обязательства для предприятий по составлению таких актов. Но, как правило, для обеспечения систематизации труда юридического штата регламент все-таки принимается.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Положение о претензионно-исковой работе

Данная деятельность регулируется статьей 174 ГК РФ, а также положениями Федерального закона №44.

Составление положения и другой сопутствующей документации

Регламент составляется индивидуально для каждой компании, исходя из ее требований и особенностей проведения деятельности. При этом можно вывести общие положения, характерные для большинства организаций.

Так, при создании регламента следует внести пункты:

• общие положения;
• претензионная деятельность;
• исковая деятельность;
• исполнительное производство.

Общие положения

В данном разделе необходимо отметить цели и задачи, которые ставятся перед сотрудником юридического отдела компании при ведении претензионно-исковой работы. Это:

1. Защита интересов предприятия (финансовых) и уменьшение убытков из-за несоблюдения обязанностей контрагентом.
2. Защита репутации компании от необоснованных претензий конкурентов.
3. Защита прав, касающихся имущества и не имущества, а также интересов организации.
4. Проведение координации между вовлеченными в спорные отношения специалистами по вопросу, который связан с представительством интересов компании.
5. Улучшение договорной работы в компании для избегания невыполнения взятых на себя обязательств.

Претензионная деятельность

Данный пункт в регламенте лучше всего разделить на несколько составляющих. Они будут касаться предъявления претензий и реагирования на требования, выдвинутые партнерами.

В части, касающейся реагирования на претензии, следует отметить:

• перечень документации, требуемой для согласования претензии;
• способ подтверждения факта поступления претензии;
• регламент проверки поданной документации;
• образец ответа, который выдается на требование партнера;
• регламент взаимодействия специалиста (юриста) с сотрудниками, деятельность которых связана со спорными положениями;
• сроки, за которые необходимо среагировать на выдвинутые требования;
• сроки, а также методы хранения претензий.

В регламент по выдвижению претензий нужно записать:

1. Перечень случаев, при которых обязательно нужно начать претензионную деятельность (как правило, это просрочка обязательств партнера, неисполнение их, нарушение качества предоставляемых услуг и т.д.).
2. Срок, в течение которого с момента зафиксированного нарушения вся необходимая документация будет передана сотруднику, ответственному за претензионно-исковую деятельность.
3. Регламент сотрудничества специалистов компании с юридическим штатом при передаче требуемой документации (здесь стоит отметить важность передачи пакета документов в указанный срок, а также правильное оформление процесса).
4. бланка претензии.
5. Регламент привлечения сторонних специалистов (если будет необходимость).
6. Регламент выдвижения и последующей передачи требований партнеру (здесь стоит отметить, кто наделен правом подписи претензии, а также ответственное лицо в досудебном регулировании).

Исковая деятельность

В основном вся исковая деятельность юриста регулируется АПК, КАС, ГПК и ГК Российской Федерации. Есть ряд положений, которые нужно отметить:

1. Ответственные лица за визирование искового документа и за мирное урегулирование.
2. Регламент оценки и допустимой степени риска во время подачи искового требования.
3. Сроки, за которые нужно среагировать на исковые требования партнеров.
4. Ряд мер контроля внутри компании для своевременной подачи и реагирования на исковые требования.
5. Регламент хранения документов, которые касаются искового делопроизводства.

Стоит отметить, что очень важно чтобы нормы, перечисленные в регламенте, не противоречили действующему законодательству Российской Федерации.

Претензионист – специалист в компании, который отвечает за выдвижение претензий контрагентам вследствие несоблюдения условий заключенного договора.

Автоматизация работы юристов

Автоматизация хозяйственной деятельности – современное требование к качеству и скорости работы, которое затронуло работу юристов. Для нее разрабатываются не только специальные поисковые системы, но и программы, систематизирующие работу сотрудников компании. Для введения полноценной автоматизации для претензионной работы требуется нанять IT-специалиста.

Цели автоматизации:

• ускорение времени работы;
• уменьшение вероятных ошибок;
• упрощение связи сотрудников между собой;
• прозрачность ведения претензионной работы;
• систематизация информации и ее хранение;
• улучшенный доступ к материалам;
• улучшенная работа по оценке рисков претензионных материалов.

Процесс осуществляется с помощью внедрения:

• специального программного обеспечения;
• электронных журналов учета (для хранения и выдачи документации);
• электронных журналов учета претензии.

Ресурсы хранят информацию, которая будет касаться рассматриваемого договора, в случае необходимости мгновенно выдадут доступ ответственным лицам. Благодаря автоматизации повышается скорость работы претензионной деятельности, а также взаимодействия между отделами компании.

Дополнительная информация по претензионно-исковой работе представлена на видео.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Источник: https://investim.info/chto-takoe-pretenzionno-iskovaya-rabota/

Ведение и регламент (положение) претензионно-исковой работы на предприятии

Как мы могли убедиться при анализе структуры юридического отдела и функциональных обязанностей корпоративного юриста, претензионно-исковая работа является ключевым направлением деятельности юридической службы.

Положение о претензионно-исковой работе на предприятии

Претензионно-исковая работа – это совокупность действий юридического департамента, а также иных структурных подразделений и работников предприятия, по предъявлению и рассмотрению претензий и исков. В ходе осуществления такой работы происходит урегулирование гражданско-правовых споров, в которых участвует предприятие.

В целях обеспечения бесперебойной работы по этому направлению юридической поддержки, особенно в крупных юридических департаментах (5 и более юристов), зачастую имеет смысл создать отдельное структурное подразделение – отдел претензионно исковой работы. Юристы этого отдела должны обладать высокими компетенциями и узкой специализацией в данной области, так как занимаются они, как правило, исключительно ведением претензионно-исковых (или судебно-претензионных) дел.

Важно понимать, что помимо юридической службы в осуществление претензионно-исковой работы могут быть вовлечены и другие структурные подразделения компании.

Так, инициатором предъявления исходящей претензии или иска, как правило, выступает сотрудник, ответственный за исполнение договора с контрагентом, так как он ведет контрагента и контролирует своевременность оплат от него.

Документы и информация, необходимые для предъявления и рассмотрения претензий и исков, могут находиться в различных подразделениях (бухгалтерия, финансовая служба и другие). Надлежащее взаимодействие различных подразделений между собой при осуществлении претензионно-исковой работы является важным фактором, определяющим ее результаты.

Часто оперативно подготовленный ответ на претензию, основанный на изучении всех имеющихся документов, позволяет избежать судебного разбирательства, а своевременно предъявленной претензии бывает достаточно для понуждения контрагента к исполнению обязательств. Для этого процесс судебно-претензионной работы должен быть хорошо регламентирован.

Вопрос регламентации судебной и претензионной работы достаточно важен, поскольку позволяет установить четкие правила (бизнес-процессы) работы с документами: исками, претензиями, порядок и сроки реакции на них итп.

Именно поэтому в юридическом отделе, в деятельности которого работа с претензиями и исками составляет довольно высокий удельный вес (от 30 % времени), либо количество одновременно ведущихся судебно-претензионных дел более 10, должно быть разработано и утверждено Положение о претензионно-исковой работе.

Положение о претензионно-исковой работе

Положение о претензионно-исковой работе (наряду с положением о договорной работе) – это основополагающий локально-распорядительный документ, который функционально должен выполняться и соблюдаться юристами соответствующего профиля.

Перечислим основные разделы и вопросы, ответы на которые должно содержать Положение о судебно-претензионной работе.

1. Общие положенияДолжны быть установлены цели и задачи претензионно-исковой работы, как-то:
   • защита финансово-экономических интересов компании путём снижения и предупреждения непроизводительных расходов и потерь;
   • защита и восстановление имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов компании;
   • защита деловой репутации компании;
   • установление и устранение причин и условий, вызывающих неисполнение договорных обязательств компанией и его контрагентами.
2. Претензионный порядок урегулирования споровЭтот раздел регламента должен предусматривать разделение претензий на входящие и исходящие. В части исходящих претензий требуется установить:
   • случаи обязательного инициирования претензий сотрудниками бизнес-подразделений. Например, может быть установлено, что передача материалов юристам для предъявления претензий является обязательной при допущении контрагентом просрочки в исполнении обязательств свыше определенного срока (например, 30 дней), а также в иных случаях (например, поставка продукции ненадлежащего качества);
   • порядок и сроки передачи информации и материалов юристам, перечень нарушений, при допущении контрагентами которых однозначно должна формироваться претензия.
     Вопрос контроля за своевременностью передачи в юридическую службу материалов для предъявления претензий является крайне актуальным. Практика показывает, что далеко не всегда подразделения должным образом относятся к исполнению данной обязанности. Достаточно эффективным средством контроля является периодическое изучение данных о дебиторской задолженности с указанием момента ее возникновения. Указанная обязанность может быть возложена на менеджеров по работе с клиентами, абонентский отдел, реже – бухгалтерию, но никак не на юристов. Это позволяет определить контрагентов, нарушивших свои обязательства, момент возникновения задолженности и специалистов, не обратившихся в юридическую службу.
   • порядок и сроки передачи информации и материалов юристам, перечень нарушений, при допущении контрагентами которых однозначно должна формироваться претензия;
   • требования и форме претензии (кто подписывает);
   • порядок отправки (передачи) претензии контрагенту, а также ее комплектности (какие документы к ней прилагаются).

   В части входящих претензий необходимо определить:

   • сроки обработки (ответа на претензию);
   • комплектность документов, которые должны быть приложены к претензии от контрагента;
   • примерное содержание ответа на претензию;
   • установить порядок взаимодействия юриста, отвечающего на претензию, и сотрудников бизнес-направлений, а также бухгалтерии, по вопросам передачи юристам информации и материалов по содержащимся в претензии требованиям;
   • установить порядок хранения претензий.

   Помимо всего прочего, в этом разделе стоит описать общий подход к договорному установлению обязательного претензионного порядка досудебного урегулирования споров. Данный порядок также может быть установлен в Положении о договорной работе.

3. Судебно-исковой порядок урегулирования споровОпять-таки, как и в случае с претензиями, следует предусмотреть разделение процессов обработки входящих исков, а также составление и подачу исходящих исков. Должны быть определены:
   • безусловные основания для предъявления искового заявления
   • круг возможных подписантов искового заявления, можно ли подписывать его по доверенности
   • требования подготавливаемого искового заявления, а также отзыва на входящее исковое заявление. Здесь речь идет только о ряде обязательных реквизитов, которые в основном уже предусмотрены АПК РФ и ГПК РФ. Структура формирования, формулировки, доводы, обоснование правовой позиции в нетиповом исковом заявлении задаются юристом произвольно, экспертно-правовым путем.
   • порядок и сроки подготовки документов судебно-искового процесса: отзывов, ходатайств, заявлений итд
   • порядок хранения поступающих в компанию исковых заявлений и направляемых от нее контрагентам

   Весь ход дальнейшей работы юриста в основном регламентируется АПК и ГПК РФ, поэтому не нуждается в дублирующей регламентации, за исключением внутренних сроков подготовки процессуальных документов.

4. Сопровождение исполнительного производстваВ российской практике одним из наиболее сложных и в то же время актуальных направлений претензионно-исковой работы является исполнение судебных решений. Для того чтобы сделать данную работу эффективной, необходимо работать в тесном контакте с подразделениями службы судебных приставов, участвовать в исполнительных действиях, предоставлять транспорт, организовывать присутствие понятых, оказывать другую помощь. Такая работа зачастую носит разъездной характер. С учетом изложенного, представляется целесообразным на уровне Положения о претензионно-исковой работе выделить это направление как отдельное, поручив его одному или нескольким сотрудникам юридической службы, которые бы сосредоточили на нем все усилия и по возможности, не привлекались для решения других вопросов.В целом судебно-претензионный регламент должен отвечать на следующие вопросы:
   • в каких случаях является обязательной передача материалов в юридическую службу для предъявления претензии или иска контрагенту;
   • каковы сроки исполнения запросов юридической службы о предоставлении дополнительных документов;
   • кто несет ответственность за принятие решений о предъявлении, признании, отклонении претензии (иска), заключении мирового соглашения;
   • в каком порядке идет согласование условий соглашения об урегулировании спора;
   • каков порядок и сроки для предъявления претензий (исков);
   • какие требования к форме и содержанию претензий (исков);
   • в чем заключается порядок делопроизводства (учет, оформление, хранение поступающих материалов);
   • как контролировать своевременность передачи материалов в юридическую службу иными подразделениями;
   • подходы к оценке правовых рисков при рассмотрении входящей претензии (иска), а также подготовке исходящей претензии (иска).

   Для целей неукоснительного соблюдения Положения о судебно-претензионной работе не только юристами, но и сотрудниками других подразделений, в нем целесообразно установить, работники какого структурного подразделения, помимо юристов, отвечают за выполнение тех или иных пунктов инструкции. Не лишним будет также установить порядок инструктажа, информирования и проверки знаний не юридических подразделений относительно их обязанностей согласно Положению.Зачастую бывает полезно утвердить образцы (шаблоны) типовых исковых заявлений и претензий как приложения к Положению. Типовые исковые заявления особенно широко используются в юридических отделах ресурсо-снабжающих организаций, у которых много должников по стандартным договорам присоединения (электричество, газ, вода). Второй по распространенности портрет юридических отделов, строго регламентирующий процесс претензионно-исковой работы, это юридические отделы государственных органов, муниципальных предприятий, компаний с государственным участием. В том случае, когда процесс судебного взыскания жестко стандартизирован, а также при составлении исковых заявлений, во многом требуется не творческий, а «ксерокс-подход», т.е. только заполнение переменных полей (ответчик/должник, сумма долга, период просрочки итп). Причем разработаны они должны быть не столько для самих юристов, сколько для менеджеров: сотрудников абонентских отделов, служб взыскания заложенности, которые вынуждены подавать в суды такого рода заявления в массовом порядке.

Автоматизация претензионно-исковой работы юристов

Автоматизация претензионно-исковой работы юристов – это следующий органичный шаг после ее регламентации.

В программе «Юрайт: Судебно-претензионная работа» предусмотрен большой набор функциональных возможностей как для юриста, занимающегося претензионно-исковой работой, так и для его руководителя:

Во-первых, обеспечено ведение карточек исков, претензий, исполнительных производств и исполнительных листов.

В разрезе карточек дел можно регистрировать поступающие и исходящие документы, планировать судебные заседания, оценивать правые и финансовые риски.

Во-вторых, ключевой функций для судебно-арбитражного юриста будет синхронизация с арбитр.ру, когда все поступающие документы и назначенные судебные заседания из системы арбитр.

ру сразу же попадают в систему, автоматически прикрепляясь к карточкам дел.

В-третьих, важным дополнением для руководителя юридического отдела является быстрое построение отчетов по судебной, претензионной работе, а также по исполнительному производству:

Наконец, есть ряд удобных функций для судебно-претензионного юриста и его руководителя, как-то:

• калькуляторы расчета судебной государственной пошлины и сумм задолженности за пользование чужими денежными средствами
• быстрая смена ответственных за дело
• быстрая групповая регистрация документов по судебным процессам (особенно актуальна для юридических фирм)

Вас также могут заинтересовать:

Источник: https://you-right.ru/stati/sudy-i-pretenzii/vedenie-i-reglament-polozhenie-pretenzionno-iskovoy-raboty-na-predpriyatii