Как систематизировать документы дома. Семейный архив. Как хранить документы, фотографии и старинные вещи дома. Как упорядочить дома документы

Организация и хранение документов дома

Как систематизировать документы дома. Семейный архив. Как хранить документы, фотографии и старинные вещи дома. Как упорядочить дома документы
Документы есть в каждом доме, и их скапливается немало. Квитанции, гарантийные талоны,инструкции, документы на недвижимость, авто, медицинские карточки, паспорта, свидетельства,дипломы….

Как показывает практика места они занимают довольно много, а требуютсяобычно не очень часто, но почти всегда внезапно и срочно. Вот поэтому онидолжны быть упорядочены и структурированы, а еще…их количество можно свести кминимуму.

Сегодня об этом).

1 шаг.Выкинуть лишнее

2 шаг. Сортировкаоставшегося.

3 шаг. Организоватьхранение.

У менядокументы занимали два ящика в тумбе в гостиной. В первом лежали собственно документы,а во втором инструкции и гарантийные талоны. Где-то раз в год я все эторазбирала, какая-то часть выкидывалась, но в любом случае два ящика по-прежнемубыли заняты этим добром.

В этом году я решила организовать хранение иначе. Носначала надо все разобрать и избавиться от лишнего, размусориться. Ох, не люблюэто слово, но… так емко характеризует процесс).

Вот задумалась, если бы не гипсна ноге, затеяла бы я это мероприятие? По времени вышло очень прилично.

1 шаг. Размусоривание

Складываемвсю документацию в одну кучу или несколько, я раскладывала в две и разбирала в два этапа: инструкции  идокументы. Именно так они у меня уже были рассортированы по ящикам.

Выкидываем инструкцииот тех девайсов, которые приказали долго жить, просроченные гарантийные талоны.Квитанции, которым больше трех лет. Остальные документы индивидуально.

2 шаг. Сортируем

 Это можно делать попутно с размусориванием.Просто всё, что необходимо оставить сразу раскладывать по тематическим группам: личные документыкаждого члена семьи, медицинские документы, недвижимость…

3 шаг. Организацияхранения

Самыйприятный и творческий процесс.

Начала я синструкций и гарантийных талонов. Думаю, Вы со мной согласитесь, довольно редко мы имипользуемся. Какими-то только первое время, пока осваиваем покупку, а какие-тодаже и не открываем – всё очевидно. Вещи приобретаются, инструкции копятся. Явообще любитель техники, целый ящик макулатуры в итоге нажила. Решила яперевести абсолютно все инструкции в электронный вид. В результате внушительнаякуча бумаги трансформировалась в маленькую электронную папку «инструкции» вноутбуке.

Расскажу как. В сети есть практически всеинструкции, просто надо в поисковике забить название техники (марку и модель) искачать файл pdf илиобычный текстовый файл. Для пары вещей инструкции скачать не удалось и я ихотсканировала. Также создала текстовую папочку, где сохранила важную информациюпо отделочным материалам (например, какая и где кафельная плитка (модель,коллекция), ткань на диване, артикулы напольных покрытий, производитель и колеркраски). Это позволило распрощаться с еще большим количеством бумажек. Да, этаработа заняла время, но в итоге искать нужное стало гораздо быстрее и удобнее.Не надо рыться в куче бумаг, не надо их как-то упорядочивать, регулярно перебиратьи размусоривать, они не занимают место,а еще на пк удобно увеличить мелкийшрифт. Кроме разово затраченного времени (и то только потому, что не делала этопо мере покупок раньше), минусов такого хранения инструкций я не нашла. Единственное,что я делаю дополнительно, это и документы, и фотографии копирую на внешнийноситель, мало ли ноутбук устанет и откажется работать.
Если хранение в электронном виде для Вас неудобно, то можно завести папку и разбить все инструкции на группы. Сортировка может быть по назначению (электроника, бытовая техника, для здоровья, разное) или по местоположению (кухня, ванная, комнаты). Не стоит под каждый девайс делать отдельную папку, такое хранение не сильно будет отличаться от стопки, да и пользоваться приходиться редко.

Остальныедокументы. Они уже рассортированы на группы и их объем понятен. Вот исходя из объема и надо продумать хранение. Удобное хранение☝!

Хранитьдокументы лучше вертикально, стопка – это не самый удобный вариант. При вертикальномхранении не надо ничего доставать, чтобы добраться до нижележащего.

Ящик длядокументов у меня уже есть – размеры ящиков я еще при заказе мебели делалатакие, чтобы помещался формат А4. Я купила сортер (можно было и без негообойтись), канцелярские конверты на зип-молнии и кнопке. Разложила документы впапки, подписала их и составила в ящик.

Те что реже используются (документы направо собственности, старые, но пока хранящиеся квитанции) в глубину, частоиспользуемые ближе.

! Если папки на виду, то стоит потратиться и выбрать что-токрасивое, чтобы не портить интерьер.

 

! Большое количество папок, на мой взгляд, не оченьудобно, поэтому документы надо группировать достаточно объемно, а в болеекрупные папки можно вложить более мелкие конверты, чтобы структурироватьдокументы внутри.

Никто не просматривает домашнюю документацию ежедневно, а значит чрезмерно усердствовать и под каждую бумаженцию делать отдельную папку, маркировать ее нет смысла. Возможно, это красиво и интересно, но на счет целесообразности поспорила бы))).

Папкиполучились такие:

  • документы нанедвижимость по каждому объекту отдельно;
  • документы наавто;
  • личная папкадля каждого члена семьи;
  • медицинскаяпапка для ребенка;
  • квартирнаяпапка (документы по электрике, счетчикам на воду, договор с телефонной станцией…);
  • старыеплатежи (архив за три года);
  • текущиеплатежи «платежи 2018» (в большой конверт положила дополнительно средний смаркировкой «оплачено»).

Папка скоммунальными платежами, думаю, в скором будущем тоже аннулируется, но пока нерискнула, надо понаблюдать, как все это работает. Как я понимаю ситуацию, приплатежах онлайн, их история хранится 3-5 лет.

То есть при любых недоразуменияхс коммунальщиками можно попросить выдать еще раз квитанцию и найти в историиплатежей соответствующий чек.

С этого года чеки я распечатывать перестала,просто делаю пометку на квитанции «оплачено», ставлю дату оплаты (чтобы, есличто, чек быстро найти) и отправляю в соответствующий конверт.

Если нетспециального «мебельного» ящика для хранения папок, как у меня, то подойдетлюбая соответствующая коробка, корзина, контейнер, куда могут поместитьсяконверты А4. Можно использовать и обычную коробку нужного размера, простообклеить ее обоями или самоклеящейся пленкой. Здесь нет предела для фантазии.

Вот такиеварианты тоже очень удобны:

В этих лотках храню на кухне рецепты. Были они простыми деревянными из икеи, краска+декупаж вписали их в интерьер. 
  • бокс для подвесных папок;
  • папка-портфельс отделениями, их можно промаркировать (именно так у меня хранились документыраньше);
  • папка сфайлами;
  • подвесныепапки с разделителями.

Итог проведеннойработы мне понравился. Особой красоты и творческих моментов, конечно, нет, но ицель такая не стояла. Целый ящик освободился, все структурировано и быстронаходится, убирать на место тоже удобно.

Неплохо завести папку или вертикальный лоток под входящие документы. Туда складывать новые инструкции, свежие квитанции. Назначение такой папки одно: ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ еще неразобранных документов в ОДНОМ МЕСТЕ. При первой возможности это хранилище надо разбирать, отправляя бумажки по своим местам, стремиться к тому, чтобы оно пустовало или, по крайней мере, не переполнялось.Если есть желание тоже упорядочить документы, просто СДЕЛАЙТЕ ЭТО)! Всем удачи в наведении порядка.

Про расхламление дома можно еще почитать здесь и здесь. А вот статья о методе конмари. Как организовать хранение косметики, читайте ЗДЕСЬ.  

Здравствуйте, я рада, что Вы зашли на огонек!
Обо мне):

– Папа,папа, а кто это там в углу – лохматенький…с красными глазками…всю ночьсидит?
– Не бойся,малыш…это же наша мама блог ведет…






Меня зовут Лера. Ко мне можно и нужно на «ты». Питерская – это немоя фамилия. Просто я живу в Санкт-Петербурге. Часто, когда спрашивают откудая, отвечаю: «Питерские мы».

О себе трудно рассказать: или клонит в избыток, или совсемнечего сказать. Подглядела идею у других блогеров и поняла , что по пунктам, несвязывая одно с другим, может получиться. 

  • Я мама дочери –подростка, замужем один раз и давно). И еще внашей семье проживают два кота, точнее, кот и кошка. Мы их не звали, такполучилось.
  • Два высших образования за плечами, правда, одно чуть-чуть недо конца, не написала диплом, по причине глубокой беременности,физико-математическая школа тоже где-то болтается среди моих регалий))).
  • Перфекционист. В крайней форме проявления. Либо идеально,либо никак. А идеально не будет никогда. С этим и живу.
  • Не боюсь осваивать новое. Наверное, поэтому успелапоработать в школе учителем, менеджером по персоналу, менеджером по продажам,поруководила строительно-отделочной фирмой (именно тогда увлеклась дизайном иэргономикой пространства), после сделала интернет-магазин, где в процессепоняла, что торговля совсем не моё…а теперь я –блогер.
  • Люблю свой дом, постоянно пытаюсь что-то улучшить в нем и …минимизировать трудовые затраты на поприще домохозяйства не в ущерб семье и квартире. И, кажется, неплохие успехи в этом уже есть. Именно отсюда пришла идея создать блог. Какое-то время домашняя круговерть пыталась сделать из меня недочеловека: плита, стиралка, утюг, готовка и прочие “радости” домохозяйстваИсточник: https://www.valeryhomeblog.ru/2018/09/hranenie-dokumentov.html

    Семейный архив. Как хранить документы, фотографии и старинные вещи дома. Как упорядочить дома документы. Как организовать хранение документов в доме или квартире

    Как систематизировать документы дома. Семейный архив. Как хранить документы, фотографии и старинные вещи дома. Как упорядочить дома документы
    Очевидно, что любые ценные бумаги требуют крайне бережного и внимательного отношения. Ведь их случайная порча или утрата чреваты далеко не радужными последствиями. Изнурительная беготня по инстанциям с целью восстановления заветных свидетельств и удостоверений способна не только отнять у человека уйму времени, но также изрядно потрепать нервы. В данной статье мы расскажем, как хранить документы дома.

    Выбор подходящего места

    При поиске оптимального тайника для бумаг необходимо в первую очередь руководствоваться принципом безопасности. Важно позаботиться о том, чтобы документы не подвергались повреждениям и были скрыты от глаз посторонних людей, будь то наемные работники или воры. Если в доме есть маленькие дети, бумаги, помещенные в нижний ящик стола, могут оказаться разрисованными или разорванными юными непоседами. Поэтому в данном случае для тайника следует выбирать максимально недоступное место. Сейф, антресоль или верхняя полка книжного шкафа вполне подойдут.Уместно сказать, что рабочий стол будет не самым безопасным местом для хранения документов. Случайно пролитый кофе или неожиданно налетевший сквозняк с высокой вероятностью приведут к порче ценных бумаг. Кроме того, расположенная на видном месте документация является отличной находкой для нагрянувшего домушника. Исключение составляют лишь ящики с ключом или с потайным дном. Впрочем, при желании извлечь их содержимое тоже не составит особого труда. Именно поэтому хозяину квартиры следует основательно поразмышлять над вопросом, где хранить документы дома.Однако не стоит слишком изощряться при обустройстве подходящего «пристанища» для бумаг. Ведь выбранное место должно быть не только безопасным, но и доступным для хозяина. Согласитесь, что ситуации бывают разные и порой ценные документы могут понадобиться в самый неожиданный момент. В случае пожара, землетрясения или любого другого чрезвычайного происшествия на счету будет буквально каждая секунда. Поиск компромисса между безопасностью и доступностью является хоть и достаточно сложной, но вполне разрешимой задачей. Здесь на помощь особо предусмотрительным людям приходят современные функциональные предметы интерьера, оборудованные специальными тайниками. К их разряду можно отнести полки с выдвижными ящиками, книги-сейфы, розетки-муляжи и прочие хитрые приспособления .

    Способы хранения документов

    Стоит ли говорить, что бумаги необходимо содержать в порядке. В противном случае поиск того или иного документа будет отнимать у человека уйму драгоценного времени. Многие из нас ежемесячно перебирают кипы однотипных листов, силясь обнаружить свежую квитанцию среди уже давно оплаченных счетов. Справиться с этой проблемой помогает детальный подход к распределению бумаг. В качестве примера приведем наиболее удачные идеи и способы хранения документов.

    В папках

    Оптимальным решением станет приобретение изделия на кольцах, в которое помещается внушительное количество файлов с бумагами . Большая часть подобных папок имеет формат А 4, что как нельзя лучше подходит для хранения справок, свидетельств, договоров, документов на недвижимость и т. д. При желании стоит обзавестись несколькими тонкими канцелярскими приспособлениями, предназначенными для каждой сферы деятельности. Приклеив на папки пометки с надписями «работа», «семья», «жилье», «банк», можно значительно облегчить себе задачу поиска требуемой бумаги. Нелишним будет также вложить в первый файл полный перечень документов с указанием страниц их нахождения. Квитанции и чеки перед помещением в папку рекомендуется наклеивать на листы формата А 4. Фиксировать при этом следует лишь левый верхний уголок во избежание порчи документов.Достойной альтернативой объемной папке выступает специальный портфель с множеством отделений, который можно приобрести в любом канцелярском магазине. Подобные приспособления представлены в самых разнообразных исполнениях, начиная со строгих классических и заканчивая изящными женственными. Подобрать вариант по душе не составит особого труда. Единственный минус папки-портфеля кроется в невозможности перелистывания страниц и свободного просмотра документов. Поэтому для обеспечения собственного удобства хозяину «хранилища ценных бумаг» придется позаботиться о соответствующих надписях и пометках. Наглядный пример размещения документов внутри папки-портфеля представлен в видеоматериале:

    В фотоальбомах

    Как бы это ни было удивительно, но подобные аксессуары с магнитными листами способны выполнять и другие функции помимо хранения памятных снимков. К примеру, в них можно помещать квитанции по оплате, для закрепления которых не придется прибегать к помощи клея. Кроме того, на каждом листе есть место для надписей и пометок, что также очень удобно.

    В конвертах

    Бумажные «кармашки» оптимально подходят для хранения старых квитанций, чеков и прочих бумаг, которые пора отправить в архив. Такие документы пригождаются крайне редко, но выбрасывать их многие все же не рискуют. Нанеся соответствующую пометку на конверт, можно смело поместить его в дальний угол ящика или полки.

    В коробках

    В них можно хранить практически все, и документы отнюдь не являются исключением. Однако беспорядочное складирование бумаг внутрь картонной емкости приведет к проблемам, связанным с их последующим поиском. Поэтому прежде чем помещать документы в коробку, нелишним будет распределить их по отдельным папкам или мультифорам в зависимости от назначения. Что же касается паспортов, дипломов и прочих нестандартных бумаг в твердых обложках, для них лучше завести отдельный плотный конверт. К слову сказать, на сегодняшний день существуют очень удобные аксессуары, выполненные в виде картотеки с разделителями . Некоторые из них могут закрываться на ключ и использоваться в качестве сейфа.

    • Во избежание порчи или выцветания документов необходимо хранить их подальше от воды и солнечных лучей.
    • Нелишним будет завести папку с ксерокопиями всех важных бумаг, после чего передать ее живущим отдельно родственникам или поместить в банковскую ячейку. Более современным решением станет перенесение сведений на специально приобретенную флеш-карту. Это поможет человеку быстро восстановить оригиналы, утраченные в результате чрезвычайного происшествия (пожара, наводнения, кражи и т. д.).
    • Не стоит держать дома амбулаторную карту, ведь это является нарушением законодательства РФ. Являясь юридическим документом, она должна храниться в регистратуре, а не на руках у пациента.
    • Поскольку бумажные чеки имеют склонность к выцветанию, при совершении крупных покупок рекомендуется делать их ксерокопии.
    • Начинать сортировку бумаг стоит прямо с почтового ящика. Не нужно складировать дома бесполезные рекламные листовки, газеты бесплатных объявлений и визитные карточки – лучше сразу отправлять их в ведро. В случае отсутствия свободного времени полезные бумаги следует положить поверх коробки или папки с документами, пообещав себе выделить пару минут в течение дня на их сортировку. Получив по почте приглашение на какое-либо мероприятие или извещение о посылке, рекомендуется сделать соответствующую заметку-напоминание в ежедневнике.
    • Для упорядочивания документов необходимо хотя бы раз в год проводить их ревизию. При этом оценивать каждую бумагу следует только один раз, либо оставляя ее на хранение, либо сразу выбрасывая.

    Таким образом, ответ на вопрос, как хранить документы дома, зависит от вкусов и предпочтений человека. Если одни люди ограничиваются обычными картонными коробками, то другие приобретают дорогостоящие сейфы или даже оборудуют в квартире хитрые тайники.

    Так или иначе, важные бумаги должны находиться в доступном и удобном для хозяина месте. Не стоит также забывать и о поддержании порядка в документах.

    Рациональное распределение бумаг в зависимости от их назначения и регулярное проведение ревизий позволят избежать проблем, связанных с затяжным поиском необходимых сведений.

    Многие психологи утверждают, что любые начинания в работе на прямую зависят от порядка на вашем рабочем месте.

    То насколько такое утверждение правильно каждый решает самостоятельно, однако никто не будет спорить с тем, что красота и функциональность рабочего стола уже придает успеха любому делу.

    Поэтому, где б ни соорудили вы свою рабочую зону (имеется в виду в какой комнате в доме), всегда уделяйте внимание даже маленьким деталям.

    Для хранения различных мелочей можно использовать самые разные вещи, которые можно как купить в магазинах, так и сделать своими руками. Вот вам несколько примеров таких деталей — коробки для документов, держатели и подставки для бумаг и открыток, доски для стикеров, баночки и стаканчики для канцелярских принадлежностей и многое другое.

    Порядок на рабочем месте

    Подставка для открыток

    Детали домашнего офиса

    Держатель для бумаг

    Хранение для рукодельниц

    Хранение мелочей

    Ящики для бумаг и документов

    Подставка под блокноты

    Документация

    Статисты определили, что на поиски нужного документа мы тратим примерно 140 часов в год. Поэтому помните главное – любые документы нужно хранить в папках! Например, файлы с документацией за месяц можно складывать в перфорированные скоросшиватели.

    А вот уже квартальные скоросшиватели легко хранить в сегрегаторах или, как их еще называют, архивных папках. В год их накапливается всего четыре. Размеры и цвета выбирайте на свой вкус (А4/50, А4/75, А5/50, А5/75 и др.

    ) Такие папки занимают много места, и их лучше хранить где-то на верхних полках над столом. Что касается документов, которыми вы будете пользоваться каждый день, то их лучше держать поближе к себе. Тут подойдут лоточки для бумаг.

    Они бывают вертикальные и горизонтальные, пластиковые, деревянные и металлические. Меньше пространства занимают, конечно, вертикальные.

    Где хранить документы

    Хранение бумаг и карандашей

    Идеи для документации

    Документы в ящике

    Канцелярская мелочь

    Такая мелочь как ручки, маркеры, скрепки, степлеры, стикеры и др. также несут беспорядок и неудобства. Вспомните, сколько времени уходит на поиски ручки нужного цвета или пишущего выделителя. В этом помогут специальные контейнеры для скрепок и стаканчики для ручек.

    Выгодным вариантом станет органайзер-вертушка, который собирает в себя все мелкие предметы. Однако можно бить и более оригинальными и сделать несколько «сундучков» для скрепок, скоб, скотча и других мелких деталей.

    А вот пишущие принадлежности разложить по стаканчикам, которые можно сделать самостоятельно или же купить в магазинах канцтоваров.

    Канцелярия на рабочем столе

    Банки для карандашей и ручек

    Канцелярские принадлежности

    Стаканчики для карандашей

    Записки, стикеры, календарики

    Также на столе всегда лежат в разброс куча записочек, бумажек с номерами телефонов, рекламки, календарики и прочее. Быстрый и легкий вариант избавления от такого «мусора» это приобрести специальную доску для напоминаний. Она может быть магнитно-маркерной, а может быть и пробковой.

    Первая, конечно, более выгодный вариант (не в плане цены, а в плане удобства), на нее можно не только вешать нужную информацию, но и быстро записать номер телефона, адрес или сделать какие-либо зарисовки. На пробковую доску просто накалываются все те же численные записочки, визитки и стикеры.

    Порядок на рабочем столе

    Ну и конечно же рабочий стол. В зависимости от того, в какой зоне расположено ваше рабочее место и нужно выбирать стол. Он может быть квадратным, простым прямоугольным или угловым. Главное, чтоб в нем было много отделений и полочек.

    Идеальным вариантом можно считать стол с четырьмя выдвижными ящиками и двумя мини сейфами. Если объем ящиков позволяет провести зонирование тогда вперед! Разбивайте их на ячейки для накладных, счетов и прочих нужных бумажек. Отличным вариантом станет двойное дно в выдвижном ящике.

    Любые сверхсекретные документы и материалы можно спрятать именно туда, и даже налоговая их никогда не откапает.

    Не забывайте и о разных крючечках, которые порой так необходимы для сумок и пакетов. Если такую мелочь не предусмотрели производители офисной мебели, то их легко набить самостоятельно в любом удобном для вас месте.

    Ведерко для мусора

    Очень нужная вещь для творческой работы это мусорное ведро. Его можно установить как в любом углу вблизи рабочего стола, так и непосредственно на самом столе.

    Есть специальные маленькие ведерки, которые имеют объем не больше двух литров. Ведро для мусора может иметь круглую, квадратную и даже треугольную форму.

    И напоследок еще примеры удачной организации хранения и порядка на рабочем месте дома.

    Идеи рабочего кабинета

    Мини-офис дома

    Домашний офис у окна

    Рабочее место у окна

    Домашний офис девушки

    Компактный домашний офис

    Рабочий кабинет

    Порядок на рабочем месте

    Источник: https://lotmedica.ru/semeinyi-arhiv-kak-hranit-dokumenty-fotografii-i-starinnye-veshchi-doma.html

    Как я организовала хранение документов у меня дома

    Как систематизировать документы дома. Семейный архив. Как хранить документы, фотографии и старинные вещи дома. Как упорядочить дома документы

    Осенью 2016 года я проходила обучение на курсе «Профессиональный организатор пространства» у Юлианы Мызниковой.

    Одно из заданий курса было таким: нужно было организовать хранение какой-нибудь категории вещей.

    Я выбрала организацию полки с документами, на момент прохождения тренинга — это была моя самая «больная» тема.

    1 шаг — оценка и план

    Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:

    Зачем вам организация?

    Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.

     Как давно у вас беспорядок?

    Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.

    Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?

    Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.

    Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?

    С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.

    Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?

    Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу

    Какая организация в вашем доме хорошо работает?

    Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.

    Что работает плохо или совсем не работает?

    Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.

    Что хотите получить в итоге?

    Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.

    Какие сложности ожидаются?

    • Документы не разобраны за целый год
    • Документы хранятся не в одном месте
    • У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.

    Как их можно преодолеть?

    Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)

    Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.

    У меня были в наличии следующие организационные материалы:

    • несколько папок с файлами,
    • три канцелярских папки с кольцами,
    • несколько скоросшивателей,
    • большая папка на замке для важных документов,
    • много файлов,
    • папки пластиковые разных цветов и размеров,
    • наклейки для идентификации,
    • один пластиковый органайзер.

    Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.

    2 шаг — сортировка документов по категориям

    Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.

    Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.

    Вот как это выглядело:

    Потом я приступила к оценке объема работ.

    Вот фотографии того, что  мне требовалось разобрать:

    Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.

    3 шаг — минимизация

    Список быстрой утилизации документов:

    • нежелательная почта – такой не было
    • рекламные каталоги – выбрасываю сразу
    • объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
    • журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
    • Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
    • Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
    • Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
    • Отработанные документы – таких оказалось тоже много

    4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация

    Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:

    1. документы, которые я ношу всегда с собой
    2. самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
    3. остальные документы

    Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.

    В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.

    В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.

    Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.

    Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.

    До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:

    Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.

    Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.

    Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.

    После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).

    Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.

    Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.

    Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.

    В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:

    Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.

    Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)

    Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.

    Вот как это стало выглядеть в итоге:

    Шаг 6 — утилизация

    Все бумаги, от которых нужно было избавиться, я сразу сортировала на три части ещё во время второго шага:

    1)      Оборотки для рисования для детей, я сразу же помещала детям в специальный органайзер в их комнате,

    2)      Бумаги на растопку на дачу или для сбора макулатуры в школе – упаковала эти бумаги в большой пакет, который мы увезли на дачу.

    3)      Некоторые важные документы с подписями я разорвала на мелкие части и выбросила в мусорное ведро.

    Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка

    После окончания разбора всех бумаг, я создала буферную папку для счетов и бумаг для сортировки.

    Поместила эту папку на свой рабочий стол. Чтобы папку было удобно хранить, я приобрела специальный удобный органайзер для своего рабочего стола.

    В нем я теперь храню документы для сортировки, а также свой ежедневник и некоторые книги и тетради для ежедневного использования.

    Я определила, что буду разбирать буферную папку минимум 1 раз в месяц, в идеале 1 раз в неделю (две).

    Чтобы не пропускать время разбора, я назначила конкретный день и время для разбора бумаг.

    Если я буду разбирать 1 раз в месяц, то мне это удобно делать после оплаты счетов, то есть после 10 числа.

    Если я буду разбирать документы 1 раз в неделю, то мне удобно разбирать документы по средам.

    Пока вот уже несколько месяцев мне удается придерживаться такого порядка.

    Правда пока я разбираю документы не еженедельно, но раз в месяц 11 числа.

    Ещё важный момент нужно не забывать осуществлять контроль документов на входе: то есть сразу выбрасывать ненужные.

    Чеки мы с мужем выбрасываем сразу, как заносим их в специальную программку. Остальные бумаги я отслеживаю примерно раз в день, когда сажусь за рабочий стол.

    Пока все документы в порядке. Получившаяся система работает хорошо! И это здорово!

    Вот так вот я организовала хранение документов у себя дома. А как Вы храните свои документы?

    Источник: http://tragaruk.ru/kak-ya-organizovala-khranenie-dokument/

    Семейный архив. Как хранить документы, фотографии и старинные вещи дома

    Как систематизировать документы дома. Семейный архив. Как хранить документы, фотографии и старинные вещи дома. Как упорядочить дома документы

    Организованное хранение вашей семейной «истории» означает их хранение в соответствии с определёнными правилами. В этой статье мы вкратце опишем 5 простых шагов, которые помогут вам привести в порядок ваш «семейный архив» документов и фотографий и обеспечить легкий поиск требуемой вещи в случае необходимости.

    Перед началом работы по архивации вашей истории или семейного архива вы должны определить довольно просторное место (комнату). Тут вы сможете собрать всё искомое воедино. Это поможет вам видеть все вещи сразу и не метаться по дому в поисках того или иного документа, фотоальбома, сувенира и пр.

    При этом следует придерживаться правила: если вещи размещены в определенных конвертах, коробках или папках, сначала держите их там, где они находятся первоначально. Хотя некоторая часть этих коробок, конвертов и папок наполнялась без какой–либо организации, большинство из них наверняка заполнялись с определённым смыслом.

    Например, в конверте собраны фотографии определённой даты, места, события и т.д.

    Итак, первый шаг – ознакомиться с содержанием каждого конверта, папки, коробки. В большинстве случаев вы, скорее всего, столкнётесь со случаем, когда вещи сваливались безо всякой системы. И ваша задача теперь – разобрать этот хаос и определить будущую систему хранения каталогизации вещей.

    Сгруппируйте фотографии, документы, вещи по их типу, дате и т.п. Разложите их в определённом вами порядке. Сразу делайте заметки, в какой «кучке» что собрано. Теперь можно приступить к сканированию фотографий и документов.

    Сканируя документы и фотографии, сразу размещайте их сканы в соответствующие папки вашего компьютера с обязательным соблюдением «иерархии» этих папок. Назовите общую папку «Семейный архив», а внутри неё стройте дерево иерархии.

    Шаг 3. Выберете коробки, папки и органайзеры для хранения вещей

    Важный шаг выбор правильного типа коробок и папок для размещения ваших  рассортированных предметов.

    • Фотографии желательно собирать в альбомы в зависимости от размера фотографий и строго придерживаться принятых правил: по субъектам, датам, возрасту субъекта и т.п.
    • Важные бумажные документы в плохом состоянии стоит заламинировать, это сохранит их дольше чем файл. Но в случае невозможности этого, сложите их внутрь прозрачного файла вместе с листом обычной сухой бумаги, выдавите воздух и оденьте файлы в жесткую папку.
    • Так же с листом чистой сухой бумаги хранят старинные бумажные деньги, по одной купюре в один файл. Есть файлы размером вполовину от обычного листа. Их обычно используют бухгалтера для банковских выписок.  

    Очень хорошим местом хранения докуменитов и фотографий являются специальные шкафы-стелажи или коробки. Коробки для хранение, должны быть крепкими, с плотными крышками, разного размера для предметов разной величины.

    Внутрь коробок положите пакетики с силикогелем, для предотвращения сырости. Для бумажного семейного архива сырость и сухость, враги номер один. Особо ценные для вас вещи следует хранить в банковских ячейках.

    Почему влажность в доме, это ваше здоровье

    Шаг 4: Выберите место, куда вы собираетесь сложить вещи

    Теперь, когда вы рассортировали вещи и сложили их в соответствующие коробки, альбомы и пр., следует подумать о месте их хранения. Главным приоритетом при этом должна быть сохранность вещей. Соблюдайте следующие правила хранения:

    • избегайте для хранения таких мест, как холодный чердак и сырой подвал дома;
    • не располагать шкафы с вещами вблизи водопроводных труб или дождевых стояков;
    • Не складывайте ничего в неотапливаемых гаражах и навесах.

    Поскольку вы не хотите, чтобы ваш поистине титанический труд пришлось повторять вновь вам или вашим близким, сделайте две важные вещи:

    1. сфотографируйте большинство объектов хранения и поделитесь фотографиями  с другими членами семьи;
    2. создайте в компьютере общую базу всех предметов. Для этого подойдут стандартные программы Excel, Access, и другие.

    Save

    Save

    Save

    Save

    Save

    Save

    Save

    Save

    Save

    Save

    Save

    Save

    Save

    Save

    Save

    Save

    Save

    Save

    SaveКак ваш гаджет поможет в поездках

    важные документы история семьи как хранить деньги семейный архив храним старинные бумаги

    Источник: https://naminteresno.com/%D1%81%D0%B5%D0%BC%D0%B5%D0%B9%D0%BD%D1%8B%D0%B9-%D0%B0%D1%80%D1%85%D0%B8%D0%B2-%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D1%85%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B/

Юридичка
Добавить комментарий