Автоматизация заполнения договоров. Автоматическое заполнение документов. Параметры создания шаблона документа

Автоматическое заполнение договора/договоров в Word 2007/2010/2013/2016

Автоматизация заполнения договоров. Автоматическое заполнение документов. Параметры создания шаблона документа

Договорные отношения давно и прочно закрепились в нашей жизни, договора встречаются везде и повсеместно, практически ничто уже не обходится без заключения какого-либо договора.

Предоставление услуг, выполнение работ, поставка материальных ценностей, аренда имущества, купля-продажа и многое другое – все это договоры. Договоры, как правило, составляются юристами и учитывают все нюансы той или иной деятельности.

Кураторы же имеют дело с типовыми формами договоров и производят с ними однотипные, повторяющиеся действия, которые можно и нужно автоматизировать.

Итак, менеджеры или кураторы договоров, используя текстовый редактор, (например Microsoft Word) вносят изменения в типовые формы, шаблоны, корректируя определенные поля, такие как номер и дата договора, наименование контрагента, стоимость договора, паспортные данные, банковские реквизиты.

При этом пересчитываются различные суммы, такие например как НДС, кстати суммы в договорах зачастую дублируются прописью. Для составления преамбулы договора, такие параметры как имена, фамилии и должности склоняются в различные падежи. Все это требует повышенного внимания и приводит к зрительным нагрузкам.

Чем объемнее договор, чем больше в нем различных форм и приложений, тем сильнее желание автоматизировать его заполнение.

Надстройка для автоматизированного заполнения договоров в Word

Автоматическое заполнение договоров можно реализовать различными способами, но подробнее остановиться хотелось бы на наиболее удобном и доступном. И как ни странно такой способ заложен в самом текстовом редакторе Microsoft Word.

Встроенный в редактор язык программирования Visual Basic for Application позволяет успешно автоматизировать рутинные задачи, к которым несомненно можно отнести и заполнение договоров.

Видов договоров множество: договор подряда, договор поставки, договор аренды, договор купли-продажи, договор комиссии, кредитный договор и многое другое, но все они имеют приблизительно одинаковые поля для заполнения.

Если эти поля разметить специальным образом в шаблоне договора, а необходимую информацию запросить у пользователя через диалоговое окно, то впоследствии можно программно заменить эти поля на необходимую информацию.

При этом часть рутинной работы пользователю выполнять все-таки придется при внесении данных в специальную форму – диалоговое окно, но лишь часть, все остальное будет делать уже машина. Запуск надстройки, вызов диалогового окна осуществляется нажатием кнопки, выведенной в меню, либо на ленту, в зависимости от приложения.

Использовать систему для ускоренного заполнения полей договора проще, чем кажется на первый взгляд. Для начала нужно определиться с теми параметрами, которые будут запрашиваться у пользователя надстройки и выбрать наиболее подходящую конфигурацию надстройки. Далее необходимо скачать и установить надстройку для Word по заполнению договоров.

Предварительно разметить свой шаблон договора метками, описанными в документации к надстройке. Открыть шаблон договора и вызвать диалоговое окно надстройки.

Затем заполнить поля диалогового окна (вручную заполняется только часть полей, другая часть формируется автоматически, например суммы, написанные прописью и даты) и запустить программу нажатием кнопки “OK”.

Автоматическое заполнение договора между двумя юридическими лицами

В случае заключения договора между юридическими лицами изменяемыми (запрашиваемыми у пользователя в диалоговом окне) являются: наименования организаций, фамилии их представителей, адреса и банковские реквизиты. Различаться также могут суммы, валюты и налоговые ставки. Все эти параметры договора вынесены для заполнения на специальную форму –  диалоговое окно.

В надстройке реализован выбор валюты (по умолчанию установлены рубли), преобразование даты, автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога), автоматическое написание суммы договора и налога прописью, автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж (для преамбулы) должности, фамилии, имени и отчества. Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж. После автоматического заполнения полей сформированный договор сохраняется под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон.

надстройка для заполнения договора между юридическими лицами (полный вариант)

На практике чаще используется упрощенная модель надстройки, когда “свои” реквизиты указываются в тексте договора и изменениям не подлежат, а в диалоговом окне запрашиваются только данные контрагента.

видео по работе с надстройкой

надстройка для заполнения договора между юридическими лицами (сокращенный вариант)

Автоматическое заполнение договора между юридическим и физическим лицом

Договоры между юридическими и физическими лицами отличаются наличием паспортных данных одной из сторон. Отсюда и несколько другой набор полей в диалоговом окне, где кроме паспортных данных присутствуют адреса и телефоны. В остальном все механизмы аналогичны описанным в предыдущем пункте.

надстройка для заполнения договора между юридическим и физическим лицом (стандартный вариант)

Возможности надстроек для заполнения договоров

Надстройки позволяют осуществлять:

1) выбор валюты;

2) преобразование даты к виду “26” сентября 2013;

3) автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога);

4) автоматическое написание суммы договора и налога прописью;

5) автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж должности, фамилии, имени и отчества (для преамбулы);

*Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж.

6) автоматическое формирование инициалов подписантов;

7) автоматическое сохранение сформированного договора под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон;

8) импорт данных из диалогового окна в файл Excel;

9) экспорт данных из файла Excel в диалоговое окно.

Аналогичным образом можно настроить заполнение любых шаблонов документов для юристов, нотариусов, бухгалтеров, финансистов, сметчиков, риелторов и многих других.

Универсальная надстройка для Word по заполнению любых документов Word данными из Excel

Договоры, соглашения, доверенности, заказы, заявки, акты, квитанции и многое другое можно автоматически заполнять данными из Excel при помощи универсальной надстройки.

Количество изменяемых полей в документе не привязано к полям диалогового окна поэтому пользователь сам определяет их количество и названия для кодов, используемых в шаблонах документов.

Для заполнения активного документа Word достаточно указать файл Excel с исходными данными. Помимо этого предусмотрено массовое заполнение документов Word.

надстройка для Word по заполнению документов Word данными из Excel

Возможна также доработка стандартных надстроек, представленных на этой странице под специфические параметры заказчика: удаление ненужных, добавление новых текстовых полей и выпадающих списков диалогового окна (цена договорная).

Надстройки для Excel по заполнению любых документов Word

Все рассмотренные выше надстройки устанавливаются в приложение Microsoft Word. Для заполнения шаблонов документов Word можно также использовать надстройки, которые устанавливаются в приложение Excel.

При этом запускаться надстройка будет из Excel. В случае, когда исходные данные вносятся на рабочий лист книги Excel, логичнее использовать надстройку для Excel, чтобы не совершать лишних движений и не переходить из одного приложения в другое.

Узнать больше об использовании надстроек для Excel.

Источник: http://macros-vba.ru/nadstrojki/word/163-avtomaticheskoe-zapolnenie-dogovora-v-word

Средства автоматизации создания документов – Обучающее пособие по информатике

Автоматизация заполнения договоров. Автоматическое заполнение документов. Параметры создания шаблона документа

Шаблон — это файл, содержащий настройки Word. Любой документ Word создается на основе некоторого шаблона. Большинство создается на основе шаблона Normal.dot, который загружается автоматически, например, при нажатии кнопки “Создать” на стандартной панели инструментов. При открытии документа, основанного на некотором шаблоне, последний загружается автоматически.

Форма — это защищенный документ, содержащий поля для ввода информации и применяемый для заполнения бланков, таблиц и других типовых документов.

Шаблоны и формы служат для автоматизации разработки типовых документов и для организации работы с ними неквалифицированных пользователей ЭВМ.

В редакторе Word имеется набор шаблонов для часто используемых документов. Как правило, эти шаблоны хранятся в папке MSOffice\Шаблоны. Однако, пользователь может создавать и свои собственные шаблоны.

В шаблоне может храниться следующая информация:

  • стили;
  • параметры страницы и бумаги;
  • обычный текст, таблицы, рисунки;
  • формы;
  • макросы;
  • пользовательские меню;
  • панели инструментов и другая информация.

Стиль — это набор форматирующих команд, сохраняемых под своим именем для многократного использования. Стиль определяет внешний вид документа. Шаблон Normal.dot содержит несколько стилей, в том числе стиль “Обычный”, используемый при создании большинства документов.

Создание форм

Формой может быть любой документ, содержащий поля. Существует три типа полей: для ввода текста; флажок; раскрывающийся список.

Порядок вставки полей достаточно прост: установите курсор в позицию для ввода поля формы, обратитесь к меню Вид/Панели инструментов/Формы. На панели “Формы” выберите один из трех типов полей.

Поскольку формы очень часто создаются для быстрой разработки типовых документов, на панели “Формы” имеются инструменты для вставки и редактирования таблиц и для защиты формы.

Построение формы проходит в 3 этапа:

  • создание текстовой основы (структуры) формы;
  • вставка и настройка полей формы;
  • защита и сохранение формы.

Первый этап является обычным оформлением документа. Для форматирования сложных документов часто используются таблицы.

О вставке полей формы говорилось выше, поэтому остановимся на их настройке.

Для настройки поля следует на панели “Формы” выбрать “Параметры поля формы”. В зависимости о того какое поле выделено, откроется одно из трех окон для настройки.

Окно “Параметры текстового поля” содержит следующие основные поля:

  • “Тип” — позволяет выбрать тип поля формы. Если, например, выбрать числовой тип, то при вводе текста в него будет выдано сообщение об ошибке;
  • “Текст по умолчанию” — задает текст, который будет появляться в поле перед его заполнением;
  • “Максимальная длина” — максимальное количество символов, которое разрешается вводить в поле;
  • “Формат текста” — позволяет выбрать различные форматы текста для более жесткого контроля за вводом.

Окно “Параметры флажка” позволяет настроить размер флажка и его состояние по умолчанию: “Снят” или “Установлен”. Флажок может быть связан с макросом, текстом справки и т.д.

Окно “Параметры поля со списком” позволяет задать раскрывающийся список, содержащий до 25 значений, из которых пользователь может выбирать нужное значение при заполнении поля формы. Имеется возможность добавления, удаления и изменения порядка следования значений.

Во всех окнах для настройки параметров полей имеется кнопка “Текст справки”, с помощью которой можно подготовить справку по каждому из полей (в печатных документах этой цели служат подстрочные надписи).

В окне “Текст справки для поля формы” имеются две вкладки: “Строка состояния” и “Клавиша F1”. Текст справки, введенный на первой вкладке будет автоматически выводиться в строке состояния при активизации соответствующего поля.

Справка, введенная на второй вкладке, выводится в отдельном окне при нажатии клавиши F1.

Созданный документ можно назвать формой, если он имеет поля формы и защищен. В незащищенном документе поля не будут проявлять необходимых свойств. Кроме того, защищенная форма отличается тем, что ее нельзя редактировать, а можно только заполнять поля формы. Защитить форму можно двумя способами.

  • выбрать меню Сервис/Установить защиту… ;
  • в окне “Защита документа” установить метку “Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм” и нажать “Ok”;
  • при необходимости ввести текст пароля для открытия документа.

Второй способ заключается в выборе инструмента “Защита формы” на панели “Формы”.

Для редактирования структуры формы защиту следует снять повторным нажатием на инструмент “Защита формы”.

Создание шаблона

  1. Выполните Файл/Создать…. В окне “Создание документа” установите метку “Шаблон”, найдите и выделите шаблон “Обычный”, на основе которого будет создан свой шаблон. Нажмите “Ok”.

  2. Установите требуемые параметры форматирования документа, введите тексты и другую информацию, которую следует сохранить в шаблоне.

  3. Выберите меню Файл/Сохранить как… и папку, в которой нужно сохранить шаблон. В поле “Имя файла” введите имя шаблона и нажмите “Ok”. Расширение .dot будет добавлено к имени шаблона автоматически.

Загрузка шаблона

Существует два способа загрузки шаблона:

  • при открытии документа, основанного на некотором шаблоне, последний загружается автоматически;
  • при создании нового документа выберите меню Файл/Создать… . В окне “Создание документа” установите переключатель “Документ”, найдите и выделите нужный шаблон и нажмите Ok.

Контрольные вопросы

  1. Что такое шаблон?
  2. На основе какого шаблона создается большинство документов?
  3. Что называется формой?
  4. Для чего служат шаблоны и формы?
  5. Какая информация может храниться в шаблоне?
  6. Что называется стилем?
  7. Какие документы могут служить в качестве формы?
  8. Какие типы полей может содержать документ?
  9. Как вставить поле?
  10. Через сколько этапов проходит построение формы?
  11. Как выполняется создание текстовой основы формы?
  12. Каковы возможности настройки формы?
  13. Как защитить форму?
  14. Как создается шаблон?
  15. Как загрузить шаблон?

Источник: https://www.sites.google.com/site/y4e6huk/tekstovyj-processor-word/sredstva-avtomatizacii-sozdania-dokumentov

Автозаполнение документов

Автоматизация заполнения договоров. Автоматическое заполнение документов. Параметры создания шаблона документа

  • Регистрация неограниченного числа документов. Отслеживание статуса исполнения и удобная систематизация
  • Автозаполнение
  • Поиск
  • Хранение
  • Планирование
  • Вложенные файлы
  • Эксклюзивность
  • Система планирования позволяет настроить расписание резервного копирования, получения важных отчетов строго в определенное время и задать любые другие действия программы
  • Специальная программа сохранит по расписанию копию всех ваших данных в программе без необходимости останавливать работу в системе, автоматически заархивирует и уведомит о готовности
  • Наша организация, заботясь о своих клиентах, разработала официальное приложение для мобильных, которое ускорит и упростит ведение бизнеса.
  • Мобильным приложением удобно пользоваться клиентам, регулярно взаимодействующим с предприятием по поводу его услуг и/или продукции, в которых клиенты постоянно заинтересованы.
  • Библия современного руководителя – дополнение к программе для директоров, которые считают себя профи, либо хотят таковыми стать.
  • Быстрый старт
  • Красивый дизайн
  • Легкая программа

  Язык базовой версии программы: РУССКИЙ   Также Вы можете заказать международную версию программы, в которую сможете вносить информацию на ЛЮБОМ ЯЗЫКЕ мира. Даже интерфейс сможете легко перевести самостоятельно, так как все названия будут вынесены в отдельный текстовый файл.

Чем поможет компании автозаполнение документов? Львиная доля рабочего времени тратится офисными работниками на формирование документов, бланков и договоров, и даже щедрые системы мотивации вкупе с жестким тайм-менеджментом не способны повысить эффективность работы в таких случаях. К счастью, сегодня не составляет труда подобрать качественный софт, который возьмет подобную работу на себя. Мы разработали уникальную программу автозаполнения документов, которая окажется надежным помощником в этом деле и значительно упростит вашу работу.

Программа автоматического заполнения документов Универсальная Система Учета позволяет вести полный контроль любой организации.

Автозаполнение договоров, автозаполнение бланков с применением УСУ сэкономит немало времени, а все сформированные документы можно хранить в самой программе.

Программа автоматического заполнения договоров может выполнять только эту функцию, либо же данную возможность можно сделать частью большой автоматизированной системы учета.

Программа автоматического заполнения бланков УСУ – это система, работающая на любом персональном компьютере на базе Windows.

После установки софта автоматизации создания документов становится доступен запуск с рабочего стола компьютера, для входа в систему со стороны пользователя потребуется произвести ввод регистрационных данных.

Для того чтобы стало доступно автоматическое заполнение документов 1С, следует ввести логин, пароль и роль доступа. Все эти параметры задаст администратор базы данных. После этого откроется программа для автозаполнения документов, и можно приступать к работе.

В системе автозаполнения документов Word возможно ведения учета единой клиентской базы. При создании нового клиента в программном обеспечении автоматического заполнения договоров Word необходимо будет заполнить все обязательные поля, остальные же заполняются по желанию.

После этого можно сохранить запись, впоследствии ее можно найти при помощи контекстного поиска или же умной системы фильтрации, сортировки и группировки. Таким же образом в программе можно формировать заявки и заказы, отслеживать их статус, прогресс и этапы, передавать работу по производственной цепочке.

Все заказы от одного клиента могут быть привязаны к одному и тому же покупателю или заказчику, все заказы за одну дату или период могут быть отображены в специальном отчете.

Программа автозаполнения документов дает возможность формировать статистику и аналитику введенных ранее данных. Некоторые отчеты могут быть разработаны индивидуально, с учетом особенностей ведения дел в вашей компании. Каждый сформированный отчет включает в себя таблицы и графики для более быстрого и простого восприятия информации.

Отчеты могут распечатываться либо же сохраняться в одном из доступных форматов. Также в УСУ для автозаполнения документов предусмотрена масса других возможностей, делающих бизнес еще более организованным и продуманным.

К этим возможностям можно отнести электронные рассылки, оповещение голосом, уведомления для работающих в системе, продуманный контроль рабочего времени и многое другое.

Программой могут пользоваться:

  • Торговое предприятие
  • Производственнаякомпания
  • Спортивный центр
  • Медицинскоепредприятие
  • Ателье
  • Химчистка
  • Логистическаякомпания
  • МФО
  • Туристические фирмы
  • Учебный центр
  • Ремонтная мастерская
  • Любая другаяорганизация

Посмотрев следующее видео, можно быстро ознакомиться с возможностями программы УСУ – Универсальной Системы Учета. Если Вы не видите загруженное на видео, обязательно напишите нам, мы найдем другой способ показать демонстрационный ролик!

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Анатолий Вассерман родился 9 декабря 1952 года. Окончил Одесский технологический институт холодильной промышленности, по специальности инженер.

После окончания института работал программистом. Затем — системным программистом. Впервые на экране появился в 1989 году в клубе «Что? Где? Когда?», затем — на «Брэйн-ринге».

В телевизионной «Своей игре» одержал пятнадцать побед подряд в 2001—2002 годах и стал лучшим игроком десятилетия в 2004 году. Пятикратный чемпион Украины по спортивной версии «Своей игры».

Четырёхкратный чемпион Москвы по спортивной версии «Своей игры», бронзовый призёр того же соревнования, серебряный 2017 года. Серебряный призёр «Знатокиады» – Всемирных игр знатоков – 2010 года по «Своей игре».

Дополнение к программе для профессиональных управленцев: для развития бизнеса и повышения доходов. Уникальный продукт, разработанный на стыке двух наук: экономики и информационных технологий. Аналогов нет

С развитием технологий жизнь ускоряется. Везде нужно успеть – ведь чем быстрее делаешь дела, тем больше зарабатываешь. По этой причине очень важно иметь под рукой многофункциональное мобильное приложение.

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Александр Друзь – первый магистр интеллектуальной игры “ЧГК”. Шесть раз награждался призом “Хрустальная сова” как лучший игрок клуба. Обладатель “Бриллиантовой совы” – приза лучшему игроку.

Чемпион телевизионной версии «Брейн-ринга». В телевизионной передаче «Своя игра» выигрывал «Линейные игры», «Суперкубок», выигрывал с командой «III Кубок Вызова», установил абсолютный рекорд результативности за одну игру.

Автор и ведущий интеллектуальных игр и познавательных программ на различных телеканалах.

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Максим Поташев — магистр игры «Что? Где? Когда?», четырёхкратный обладатель приза «Хрустальная сова», дважды чемпион мира, трижды чемпион России, шестикратный чемпион Москвы, трёхкратный победитель Открытого чемпионата Москвы по игре «ЧГК».

По итогам всеобщего зрительского ания в 2000 году признан лучшим игроком за все 25 лет существования элитарного клуба. За кандидатуру Максима Поташёва проало 50 тысяч телезрителей программы. Получил «Большую хрустальную сову» и главный приз юбилейных игр — «Бриллиантовую звезду» магистра игры. Член правления и с 2001 года — вице-президент Международной ассоциации клубов.

По профессии — математик, маркетолог, бизнес-тренер. Окончил факультет управления и прикладной математики, преподавал на кафедре общей и прикладной экономики в МФТИ. В августе 2010 года избран президентом Общероссийской общественной организации «Федерация спортивного бриджа России».

Возглавляет консалтинговую компанию, которая помогает различным организациям решать задачи, связанные с продажами, маркетингом, клиентским сервисом и оптимизацией бизнес-процессов.

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Сергей Карякин. В возрасте 12 лет стал самым молодым гроссмейстером в истории человечества. Внесён в Книгу рекордов Гиннесса. Одержал победу в турнире претендентов. Обладатель Кубка мира ФИДЕ.

Чемпион мира по быстрым шахматам, чемпион мира по блицу. Заслуженный мастер спорта Украины. Заслуженный мастер спорта России, гроссмейстер России. Награждён орденом «За заслуги» ІІІ степени. Член Общественной палаты Российской Федерации VI состава. Неоднократный победитель детских и юношеских чемпионатов мира и Европы.

Победитель и призёр ряда крупных турниров. Чемпион XXXVI Всемирной Шахматной олимпиады в составе сборной Украины, серебряный призёр Олимпиады в составе сборной России. На своей доске показал лучший результат и получил первый индивидуальный приз (на 4 доске). Чемпион России с лучшим результатом на 1-й доске.

Чемпион мира в составе сборной России. Полуфиналист Кубка мира. Победитель ряда международных турниров.

Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

  • Автозаполнение документов может быть гибко настроено мастерами технической поддержки УСУ;
  • В УСУ доступна функция быстрого импорта или экспорта данных из файлов различных форматов;
  • Если планируется масштабная автоматизация целого предприятия, а не только автоматическое заполнение документов, специалисты могут изучить бизнес процессы;
  • Программа для автозаполнения договоров позволяет изменять вариацию оформления интерфейса нажатием одной кнопки. Может быть выбрана предустановленная тема или стиль оформления операционной системы;
  • Записи можно сортировать по любому из выбранных параметров;
  • Если программа для автозаполнения бланков, документов, автозаполнение бланков приобретается для торгового предприятия, то к ней могут быть подключены специализированные аппараты – сканер штрих-кодов, принтер этикеток, терминал сбора данных;
  • Всем обладателям лицензионной версии Универсальной Системы Учета доступно оперативное, качественное техническое обслуживание и индивидуальное обучение;
  • Автоматическое заполнение договора доступно после предварительной настройки форм документов специалистом;
  • Обновление данных в отчетах может быть автоматизировано;
  • Автоматическое заполнение бланков с помощью УСУ полностью безопасно, так как в системе предусмотрено несколько уровней защиты информации;
  • Контроль склада также доступен с программным обеспечением от разработчика УСУ;
  • Автозаполнение документов с применением Универсальной Системы Учета сэкономит немало времени вашим подчиненным и поднимет уровень их продуктивности;
  • Интерфейс программы для автозаполнения договоров УСУ позволяет задать реквизиты компании, ее название, а также фирменный логотип;
  • Клиентская база будет единой для всех филиалов и отделений, подключенных к УСУ локальной сетью или интернет-соединением;
  • Больше полезной информации об автозаполнении договоров Word из Excel можно узнать, позвонив или написав нам.

Скачать программное обеспечение для автозаполнения документов

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

  • Презентация программы
  • Скачать демо-версию

Есть вопросы по демо-версии?Наша служба технической поддержки Вам поможет!

Напишите или позвоните нам. Контакты здесь.

Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам или скайпу, либо просто написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

  • Заказать программу

Источник: http://www.usu.kz/avtozapolnenie_dokumentov.php

Шаблоны документов

Автоматизация заполнения договоров. Автоматическое заполнение документов. Параметры создания шаблона документа

Шаблоны документов используются при создании файлов документа в карточке документа.

Шаблоны документов настраиваются в справочнике Рубрики и шаблоны документов.

Файл шаблона документа настраивается на автоматическое заполнение объектами документов.

ролик. Настройка шаблона договора | конструктор договоров

Открытие справочника Рубрики и шаблоны документов

В строке меню нажмите Справочники / Документы и выберите пункт Рубрики и шаблоны документов.

Рубрики и шаблоны документов

Создание шаблона документа

  • В панели инструментов справочника Рубрики и шаблоны документов нажмите на кнопку Добавить и выберите один из пунктов:
    • текстовый шаблон. Применяется для создания текстового файла следующего типа: *.rtf, *.doc, *.docx
    • табличный шаблон. Применяется для создания табличного файла следующего типа: *.xls, *.xlsx
  • В открывшейся форме Новый текстовый (табличный) шаблон введите наименование создаваемого шаблона. Нажмите на кнопку ОК.

    Форма будет закрыта и открыт текстовый (табличный) редактор документа Word (Excel) Viewer.

    Введите или скопируйте необходимый текст в открывшемся документе.

Открытие файла шаблона документа

После создания шаблона документа или при двойном клике на наименовании шаблона в справочнике Рубрики и шаблоны документов будет открыт текстовый (табличный) редактор шаблона документа.

Настройка шаблона файла документа объектами документа

  • Чтобы настроить файл шаблона документа на автоматическое заполнение объектами документа, в панели Вставка редактора документа нажмите на кнопку Объекты документа. Редактор шаблона документа. Панель Вставка в текстовом редактореРедактор шаблона документа. Панель Вставка в табличном редакторе
  • Откроется панель Объекты документа, в которой приводятся объекты документа, которые могут быть использованы при настройке шаблона документа. Объекты документов сгруппированы по группам объектов.Объекты документа
  • Установите курсор мыши в необходимое место шаблона документа, куда необходимо вставить объект документа. Двойным нажатием левой кнопки мыши на значении необходимого объекта вставьте выбранный объект в шаблон документа. В выбранном месте шаблона документа будет приведено значение соответствующего объекта документа.Пример настройки объектами документа преамбулы договора
  • Чтобы вставленные объекты документов визуально выделялись на сером фоне должна быть нажата кнопка Выделять объекты документа в области Вставка редактора документа. После внесения необходимых изменений в файл сохраните изменения нажатием на кнопку Сохранить и закройте форму Viewer. Редактор шаблона документа. Панель Вставка

Настройка запрета изменения документа, созданного по шаблону

В программе предусмотрена возможность запрета изменения документа, созданного по шаблону документа. Данную возможность целесообразно использовать при необходимости запрета внесения несанкционированных изменений в созданный по шаблону документ.

  • Откройте необходимый файл шаблона документа.
  • В панели Рецензирование редактора документов нажмите на кнопку Защитить документ.Редактор шаблона документа. Панель Рецензирование
  • В открывшейся форме Включить защиту нажмите на кнопку ОК. При необходимости введите пароль, который будет использоваться при защите документа.Включение защиты документаДля снятия защиты документа в панели Рецензирование нажмите на кнопку Снять защититу документ. Если документ был защищен паролем, введите пароль.

Особенности настойки объектами дополнительного документа

При создании дополнительного документа (например, дополнительного соглашения к договору) в шаблоне документа предусмотрена возможность автоматической вставки реквизитов основного документа. Для этого в форме Объекты документа разверните группу Документ / Основной документ и выберите для вставки в шаблон необходимый реквизит.

Объекты для вставки в дополнительный документ

При создании дополнительного документа (например, дополнительного соглашения к договору) в шаблоне документа предусмотрена возможность автоматической вставки реквизитов основного документа. Для этого в форме Объекты документа разверните группу Документ / Основной документ и выберите для вставки в шаблон необходимый реквизит.

Настройка шаблона файла документа формулировками документа

Формулировки документа, внесенные в справочник Формулировки документов могут быть вставлены в шаблон документа.

Для этого в форме Объекты документа разверните группу Документ / Формулировки и перетащите созданную формулировку в необходимое место шаблона документа.

Объекты документа. Формулировки документа

Обратите внимание

Выбор и внесение формулировок документа при заполнении файла документа производится на вкладке Файлы формы Карточка документа

Настройка шаблона документа для вставки номенклатуры по заказу в текстовом документе

Если в карточке документа заполнено поле Заказ, то при формировании документа по шаблону будет вставлена номенклатура данного заказа.

  • В панели Вставка редактора документа Word Viewer нажмите на кнопку Объекты документа.Редактор шаблона документа. Панель Вставка в текстовом редакторе
  • Откроется панель Объекты документа. Разверните группу объектов Заказ / Номенклатура.Объекты документа. Номенклатура заказа
  • В шаблоне текстового документа создайте таблицу с наименованием необходимых столбцов с данными номенклатуры.Таблица для вставки номенклатуры по заказуВажноСтрока таблицы с итоговыми результатами должна содержать все строки номенклатуры. Не допускается объединение ячеек в таблице
  • Установите курсор мыши в необходимое место шаблона таблицы, куда необходимо вставить объект документа. На клавиатуре нажмите на клавишу Shift. Удерживая нажатой клавишу Shift двойным нажатием левой кнопки мыши на значении необходимого объекта вставьте выбранный объект в шаблон таблицы. В выбранном месте шаблона таблицы будет приведено значение соответствующего объекта документа. Например, по объекту документа Наименование будет вставлено значение Заказ.Номенклатура.Наименование.Шаблон таблицы для вставки номенклатуры по заказу
  • Формат заполняемых данных (например, формат числовых значений) настраивается путем ввода необходимых кодов полей. Для перевода значения для настройки кодов полей на необходимом значении нажмите плавую клавишу мыши и выберите пункт Переключить кодировки поля. Например, для отображения числового значения с точность до сотых используется следующий формат MERGEFORMAT \# “# ##0,00. Подробнее по кодам полей см. документацию Microsoft Обратите внимание Фигурные скобки кодов полей невозможно ввести с клавиатуры. Чтобы ввести скобки кодов полей, нажмите клавиши CTRL + F9. Подробнее см. документацию Microsoft
  • После внесения необходимых изменений в файл сохраните изменения нажатием на кнопку Сохранить и закройте форму Viewer. Редактор шаблона документа. Панель Вставка
Загрузить шаблон счета с номенклатурой заказа (пример)

Вставка пользовательких переменных в шаблон файла документа

В шаблон документа могут быть вставлены необходимые пользовательские данные, размещенные на вкладке Дополнительно следующих форм:

  • Карточка документа
  • Карточка контрагента
  • Карточка организации
  • Проект по финансовому аудиту

Например, в документ можно вставить наименование организации и контрагента на иностранном языке.

В форме Объекты документа разверните группу Прочие и перетащите значение Дополнительно в необходимое место шаблона документа. В открывшейся форме Дополнительная информация заполните следующие поля:

Настройка вставки дополнительной информации

ИсточникВыберите одно из значений: Документ, Контрагент, Организация, Финансовый аудитОбратите вниманиеНабор пунктов зависит от приобретенных модулей программы
Наименование Выберите из выпадающего списка или заполните значение из столбца Наименование соответствующей формы: Карточка документа, Карточка контрагента и Карточка организации

Нажмите на кнопку ОК. В шаблон документа будет вставлено значение (например, “Документ.Объекты строительства”).

См. также

Рубрики документов

Объекты документа

Формулировки документов

Карточка документа

Файлы по документу

Источник: https://RegDogovor.ru/help/directory/template-document

Автоматическое заполнение документов

Автоматизация заполнения договоров. Автоматическое заполнение документов. Параметры создания шаблона документа
Вернуться к описанию программы «Умный менеджер 2.0»

Заполнение документов является самым скучным занятием для менеджеров и отнимает значительную часть рабочего времени, которое они могли бы потратить на поиск новых клиентов. Программа «Умный менеджер 2.

0» может делать заполнение документов вместо вас! «Заполнение документов» – это простой и удобный в использовании модуль, входящий в состав программы для управления клиентской базой «Умный менеджер 2.

0» и позволяющий заполнять типовые документы за несколько кликов!

Заполнение документов работает с модулями:

  • Клиенты
  • Продажи
  • Товары и услуги
  • Продажи
  • Закупки
  • Доставка

Для создания документа откройте диалог «Шаблоны документов» с всплывающей панели главного окна программы.

Параметры создания шаблона документа

Давайте рассмотрим параметры создания шаблона документа

  • Наименование – Любая фраза, позволяющая определить суть документа. Например: «Счет на оплату» или «Договор аренды» и т.п.
  • Создатель – Пользователь, создавший документ. Данный параметр может изменяться только администратором программы.
  • Файл – файл формата MS Work или MS Excel, загруженный в программу для автоматического заполнения. Данный файл должен содержать макросы, с помощью которых будет определяться, какие данные и в какое место необходимо подставить. Файл может быть загружен после настройки документа!
  • Место заполнения – модуль, из которого будет заполняться данный шаблон документа. Макросы объекта этого модуля будут основными.
  • Параметры – дополнительные параметры, которые будут запрашиваться перед заполнением документа.

Вы можете создать параметры следующих типов:

  • Строка
  • Целое число
  • Десятичное число – число с плавающей точкой. Данный параметр позволяет выводить число словами в валюте РФ.
  • Дата
  • Дата и время
  • Логическое – Значение «Да» или «Нет». Например: «Наличие домофона», «Самовывоз» и т.п.
  • Клиент – данный тип соответствует объекту «Клиент». Например, можно создать параметр с названием «Перевозчик» и типом «Клиент». Выбор объекта будет представлен в виде выпадающего списка.
  • Клиент и контактное лицо – данный тип соответствует объектам «Клиент» и «Контактное лицо». Выбор объектов будет представлен в виде выпадающих списков.
  • Товар – данный тип соответствует объекту «Товар. Выбор объекта будет представлен в виде выпадающего списка.

Макросы

Чтобы программа определила, куда и какие данные необходимо подставить, вам необходимо отредактировать свой документ: вставить соответствующие макросы в те места документа, куда необходимо подставить соответствующие данные. Например, если вам необходимо подставить Имя клиента в определенное место в документе, вы вставляете туда соответствующий макрос.

Посмотреть все доступные макросы можно в окне «Макросы», открывающемся в окне редактирования шаблона документа, или из меню, открывающегося при нажатии кнопки «Редактировать» в окне «Шаблоны документов».

ВАЖНО!

Сначала вы должны просмотреть свой документ, выписать все данные, которыми вы хотите его заполнить с помощью программы, затем создать в программе шаблон документа (не прикрепляя сам документ) со всеми нужными параметрами и уже потом подставить все необходимые макросы и прикрепить документ к ранее созданному шаблону!

Макросы для данных, представляющих таблицу, например, «Товар в продаже» или «Товар в закупке» должны быть расположены в один ряд. Количество необходимых строк для всех позиций будет добавлено автоматически. Если это документ MS Word, то табличные данные должны быть представлены в виде таблицы.

Примеры заполнения документов вы можете увидеть в демонстрационной версии.

Итак, мы подготовили документ, и теперь его можно будет заполнять прямо из программы. Для заполнения зайдите в модуль, для которого вы создали документ, в меню Редактирование нажмите «Заполнить документ».

В появившемся окне «Заполнение документа» нажмите на кнопку «Выбрать» для своего шаблона. Появятся параметры шаблона (если вы их добавляли), введите их и нажмите кнопку «Заполнить».

Откроется документ с заполненными данными.

Есть вопросы? Пишите!

Ваше сообщение успешно отправленно.
Ожидайте ответ на .

Источник: https://www.aprokudin.ru/um20/autowritedocs

Юридичка
Добавить комментарий