Акт приема передачи документов на ответственное хранение. Зачем необходимо оформление процедуры. По договору складского хранения

Акт на ответственное хранение материалов. Акт приема-передачи на хранение

Акт приема передачи документов на ответственное хранение. Зачем необходимо оформление процедуры. По договору складского хранения

30.03.2019

Бланк документа «Акт передачи (к договору хранения)» относится к рубрике «Договор хранения, документы на хранение». Сохраните ссылку на документ в социальных сетях или скачайте его себе на компьютер.

Акт передачи

(к договору хранения)

г. [вписать нужное] [число, месяц, год] [Ф. И. О. и паспортные данные (для физических лиц)/полное наименование, Ф. И. О. и должность руководителя, документ, подтверждающий его полномочия (для юридических лиц)], именуемый в дальнейшем “Хранитель”, с одной стороны

и [Ф. И. О. и паспортные данные (для физических лиц)/полное наименование, Ф. И. О. и должность руководителя, документ, подтверждающий его полномочия (для юридических лиц)], именуемый в дальнейшем “Поклажедатель”, с другой стороны, а вместе именуемые “Стороны”, составили настоящий акт о том, что:

1. Поклажедатель передает, а Хранитель принимает на хранение следующее имущество: [указать какое имущество, его индивидуальные характеристики] в количестве [вписать нужное], общей стоимостью [вписать нужное], которые Хранитель обязуется хранить и возвратить в сохранности на условиях договора хранения N [значение] от [число, месяц, год].

2. Состояние передаваемого имущества [вписать нужное] и соответствует оговоренному в договоре хранения.

3. Настоящий акт является неотъемлемой частью договора хранения N [значение] от [число, месяц, год].

4. Настоящий акт составлен в двух аутентичных экземплярах, по одному для каждой Стороны, имеющих одинаковую юридическую силу.

Хранитель Поклажедатель

[вписать нужное] [вписать нужное]

  • Не секрет, что офисный труд негативно сказывается и на физическом, и на психическом состоянии работника. Фактов, подтверждающих и то и то, существует довольно много.
  • На работе каждый человек проводит значительную часть своей жизни, поэтому очень важно не только то, чем он занимается, но и то, с кем ему приходиться общаться.
  • Сплетни в рабочем коллективе – вполне обыденное явление, причем не только среди женщин, как это принято считать.
  • Предлагаем вам ознакомиться с антисоветами, которые подскажут, как не надо разговаривать с начальником офисному работнику.

Ответственное хранение обусловлено вмененными обязанностями поставщиком товара его получателю в обеспечении условий сохранности доставленной продукции. Такая мера применяется при поставке продавцом объекта покупки, не устраивающего по качеству покупателя, который выразил свое желание оформить его возврат или замену. Какие нюансы процедуры, и как она может быть оформлена?

Ответственное хранение

Сущность мероприятия

Процедура принятия товара на ответственное хранение регламентирована нормами правового акта, уточняющего условия, при которых она может быть реализована. Операция оформляется при отказе в приемке продукции покупателем, ввиду несоответствующих характеристик доставленного объекта заявленным параметрам, или по личным соображениям получателя.

Сущность процедуры заключается в возложении обязанностей на покупателя сохранить продукцию, за которую им еще не были внесены денежные средства, и обеспечить поставщику условия возврата товара в соответствующем состоянии.

Основной целью операции является соблюдение интересов сторон договора. Покупатель вправе отказаться от объекта покупки, однако соблюдение его интересов не должно ущемлять права поставщика в возврате продукции в виде и в количестве, в котором она была отправлена.

Поскольку в сложившейся ситуации хранение является непредвиденным обстоятельством, то оно осуществляется на внедоговорных условиях.Такая позиция свидетельствует о безвозмездном характере услуги.

Понесенные в ходе ее обеспечения расходы не подлежат компенсации.

Ввиду сложившихся обстоятельств оформить стандартный договор хранения в такой ситуации не возможно, поэтому фиксирование обязательств производится через акт передачи на ответственное хранение, образец которого можно найти в интернете.

Зачем необходимо оформление процедуры

При неблагоприятном стечении обстоятельств, обусловленных необходимостью возврата товара, он передается актом на хранение в случае, если продавец не имеет возможности сразу же его забрать. Причиной его нерасторопности могут быть:

    • проблемы транспортировки;
    • отсутствие средств или времени на организацию обратной доставки;
    • неготовность склада продавца для принятия товара обратно.

В таких ситуациях актуально оформление акта на хранение. Согласно ему, участники первоначального договора, приходят к соглашению, что товар, подлежащий возврату до момента требования его передачи, будет находиться на складе покупателя, который берет на себя обязанность обеспечить соответствующее хранение продукции и ее сохранность.

Закон определяет право покупателя на возврат товара после заключения сделки и выполнения продавцом обязательств по доставке объекта покупки только при условии сохранения им количественных и качественных характеристик.

После оформления товара на хранение, получатель должен обеспечить сохранность его количественных и качественных показателей. Продавец обязуется освободить склад покупателя не позже установленных договоренностью сторон сроков.

Если поставщик не укладывается в сроки, то ему необходимо переговорить с получателем об их продлении. В праве покупателя не согласиться на такое предложение и распоряжаться по своему усмотрению товаром. В случае его возврата поставщику им должны быть компенсированы все расходы, понесенные получателем на транспортировку.

Ответственное хранение – это передача владельцем (юридическим лицом) товара на склад обслуживающей компании. Это платная услуга, которая предполагает наличие у обслуживающего агента хорошо оборудованных складских помещений. Компания, принимающая товар на хранение, несет за него полную ответственность.

Такое хранение может быть выгодно, если склад не требуется постоянно, а компания совершает отдельные сезонные или разовые закупки.

В таких случаях оснащение собственного склада не окупится, а хранение товара в неприспособленных помещениях может привести к их порче.

Любая передача материальных ценностей должна быть документально оформлена. Ответственное хранение сопровождается составлением акта передачи.

Правила оформления акта передачи на ответственное хранение

Если товар передается по договору, не требующему нотариального удостоверения, акт может быть составлен в простой письменной форме. Каждая из сторон договора получает экземпляр акта передачи. Если сторонами договора выступают юридические лица, акт скрепляют подписью руководителей и печатями обеих сторон.

В тексте акта необходимо подробно описать передаваемые материальные ценности, указав идентификационные данные, индивидуальные номера, заводские реквизиты, государственные номера и т. п. Кроме материальных ценностей, передаваться могут сертификаты и паспорта товаров. Этот факт также должен быть отражен в акте передачи.

При передаче материальных ценностей присутствуют представители передающей и принимающей стороны с документами, подтверждающими права представления (доверенности в простой письменной или нотариальной форме).

Доверенности приобщаются к пакету документов, дополняющему акт передачи.

Документ должен быть действительным и полномочия поверенного лица достаточными для совершения передачи материальных ценностей на ответственное хранение.

В российском законодательстве нет понятия «ответственное хранение», официально такой вид передачи материальны ценностей относится к складским услугам. При учете переданных на хранение товаров используют форму МХ-1. Этот документ применяется для бытового хранения и для услуг специализированных фирм.

Товар переходит на ответственное хранение в момент подписания сторонами акта приема-передачи. Форма МХ-1 может называться:

  • Акт приема-передачи на склад.
  • Акт об ответственном хранении.
  • Акт приемка на ответ хранение.
  • Акт на передачу товаров на хранение.
  • Акт передачи ТМЦ.

Договор ответственного хранения предполагает, что материальные ценности передаются на склад при условии их возврата.

Этот признак отличает хранение от охраны, так как при охране объект не передается и не возвращается. Если подписан договор ответственного хранения, передачу можно проводить оформлением накладных.

При этом в накладной нужно указать, что товар передается на ответственное хранение.

Кроме договора, передачу товара на ответственное хранение необходимо фиксировать документально. Существует ряд сделок, при которых факт передачи товаров должен быть отражен в документах установленной формы. Операция хранения товара на складе относится к числу таких сделок.

Акт приема-передачи товара – один из тех документов, которые многие считают не обязательным к заполнению. Мол, достаточно и товарной накладной. Однако в некоторых случаях этот акт просто необходим.

В частности, он удостоверяет соблюдение правил приемки товаров, служит надлежащим подтверждением поставки товара, и т.д. Поэтому наличие данного документа обязательно!

Что это за документ

Этот акт в общем виде является перечнем товаров, которые передаются покупателю и им принимаются. Как правило, в документе заявляют:

  • полный перечень товаров, которые передаются заказчику;
  • указание об их качестве и количестве;
  • указание о наличии расхождений;
  • стоимостные показатели – цена единицы, общая стоимость поставки, и т.д.

Однако цель этого документа – подтверждение факта приемки-передачи товаров надлежащего качества и соблюдения всей процедуры передачи товаров и их приема. Последнее особенно важно тем, что является доказательством отсутствия нарушений в процессе приема товаров. Иными словами:

  • товары были осмотрены и принимались в присутствии представителя поставщика;
  • было удостоверено отсутствие расхождений по качеству принятых товаров;
  • претензий к поставщику, к покупателю-посреднику или к экспедитору, доставившему товар, не имеется;
  • поставка товаров была осуществлена без нарушений.

Если же приемосдаточный акт будет считаться формальностью, то его подписание «не глядя» способно стать доказательством надлежаще выполненной приемки товаров и принятие их в той комплектности и того качества, какие указаны в акте, даже если такая приемка и не производилась. Об этом свидетельствует судебная практика.

А значит, предъявить впоследствии претензии по обнаруженному браку, недопоставке и прочим проблемам к поставщику или к транспортной компании будет невозможно, даже через суд!

В каких случаях он необходим, а когда можно обойтись и без него

Как правило, акт приема-передачи составляется при поставке товаров:

По договору транспортной экспедиции

В этом случае акт о приемке и передаче товаров составляет поставщик, подписывает изначально поставщик и экспедитор.

Документ подтверждает факт принятия экспедитором товаров определенного качества и количества и их перемещения к покупателю – заказчику экспедиторских услуг, а также факт отсутствия у покупателя претензий по качеству и количеству товаров и исполнения экспедитором всех обязательств по договору.

По договору комиссии

Это когда одна из сторон (комиссионер) действует в интересах другой стороны (комитента), выполняя ее поручения за вознаграждение. В этом случае комиссионер, первоначально покупая от своего имени товар, предназначенный для комитента, но за счет комитента, принимает его по товарной накладной.

Но при окончательной передаче активов уже комитенту потребуется акт приема–передачи товаров, который составляется либо комиссионером, как посредником, и подтверждает выполнение в надлежащем виде поручения комитента, либо комитентом — при непосредственной приемке товаров.

О необходимости составления приемо-сдаточного документа по сделке говорит и Гражданский Кодекс РФ (статья 1000).

В частности, он указывает об обязательстве комитента принять и осмотреть имущество, приобретенное комиссионером для него.

И в случае обнаружения каких-либо претензий к этому имуществу комитент должен известить комиссионера. Оповещение производится в письменной форме, например, в виде акта!

По договору складского хранения

В соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст. 907) хранитель обязуется хранить вещи, переданные ему их собственником, и возвратить их в сохранности. При этом хранитель обязан произвести осмотр принимаемых им товаров – их внешний вид и количество.

А при возвращении товара его собственнику именно собственник должен произвести осмотр для удостоверения того, что ему возвращают именно его материальные ценности и в том состоянии и количестве, в каком они были переданы на хранение.

В этом случае также должен быть составлен акт приема-передачи.

А если товар принимается по обычному договору поставки? Без посредников со стороны покупателя или поставщика? И в присутствии непосредственного представителя поставщика? В этом случае можно обойтись и товарной накладной (формы ТОРГ-12), но если нет никаких расхождений по качеству и комплектности товара.

Но акт приемки не помешает и в этом случае: в данном документе отражается информация об условиях, в которых производилась приемка и передача купленных активов, и об участниках процедуры приемки. А ведь ТОРГ-12 лишь подтверждает отпуск товара со склада поставщика и его поступление на склад покупателя.

Варианты форм

У предприятия есть два варианта составления Акта.

Использование унифицированной формы

Источник: https://buhof.ru/contracts/akt-na-otvetstvennoe-hranenie-materialov-akt-priema-peredachi-na/

Регламент ответственного хранения

Акт приема передачи документов на ответственное хранение. Зачем необходимо оформление процедуры. По договору складского хранения

|

Учёт услуг по ответственному хранению товара. Документооборот

Данный регламент был разработан в 1999 году и может нести неточности, связанные с изменениями законодательства.

Настоящий документ определяет: 

  • алгоритмы учёта услуг по ответственному хранению складской деятельности ОАО «Хладокомбинат»,
  • формы используемых документов,
  • временные (регламентные) сроки движения документов учёта услуги ответственного хранения.

Учёт при ответственном хранении (далее, ОтветХранении) можно разбить на пять этапов: 

2.1. Поступление товара на ОтветХранение

  • Этап поступления товара на Ответ. хранение (см. Схему 1) начинается с подачи Клиентом (Поклажедателем) Заявки о поступлении/выбытии товара (Рис.1, поз. 1).
  • Менеджер Клиентского отдела, приняв от Клиента Заявку (см. Схему 2), в течении 10 минут с момента подачи Заявки производит проверку правильности оформления доверенности и Заявки (см. Схему 1, поз. 2),
  • Менеджер Клиентского отдела, при необходимости, формирует (см. Схему 1, поз 3) новую номенклатуру в номенклатурном справочнике (см. Формирование номенклатурного справочника), в случае поступления нового товара,
  • Менеджер Клиентского отдела совместно с Клиентом производит оценку заявленного к поступлению товара (см. Схему 1, поз. 4),
  • Менеджер Клиентского отдела формирует два экземпляра Спецификации (см. Схему 3) о цене принятого на хранении товара – Приложения к договору об ответственном хранении (Рис.1, поз. 5),
  • Начальник Клиентского отдела и Клиент подписывают Спецификацию (см. Схему 1, поз. 6),
  • Менеджер Клиентского отдела передаёт Спецификацию в Бухгалтерию для оформления (см. Схему 1, поз. 7),
  • Менеджер Клиентского отдела формирует (см. Схему 1, поз.8) три экземпляра Акта приёмки товара (см. Схему 4),
  • Менеджер Клиентского отдела копирует и заверяет доверенность от Поклажедателя на проведение операции по приёмке товара на ОтветХранение (Рис.1, по. 9),
  • Менеджер Клиентского отдела визирует Акт приёмки товара (см. Схему 1, поз. 10) и передаёт три экземпляра Акта Клиенту для передачи в Отдел складского хозяйства,
  • Приёмка товара в Отделе складского хозяйства осуществляется на основании Акта приёма товара (см. Схему 1, поз 11),
  • По мере приёма товара Кладовщик производит идентификацию товара (сравнение принимаемого товара с Актом приёмки) (см. Схему 1, поз. 12),
  • В случае соответствия принимаемого товара сформированному в Клиентском отделе Акту, Кладовщик Отдела складского хозяйства производит счёт товара по-номенклатурно (см. Схему 1, поз 13),
  • По мере приёмки товара Кладовщик Отдела складского хозяйства заполняет раздел «Фактические данные принятого товара» Акта (см. Схему 1, поз. 17),
  • В случае не соответствия принимаемого товара сформированному в Клиентском отделе Акту, Кладовщик Отдела складского хозяйства так же производит счёт товара по-номенклатурно (см. Схему 1, поз. 14),
  • Если у принимаемого товара номенклатура имеется в Справочнике номенклатур (см. Схему 1, поз. 15), в Акт приёмки Кладовщик вписывает новую строку с соответствующим номенклатурным номером и фиксирует принятое количество товара (см. Схему 1, поз. 17),
  • Если у принимаемого товара нет номенклатурного номера в Справочнике номенклатур (см. Схему 1, поз. 15), Кладовщик Отдела складского хозяйства обращается в Клиентский отдел за новым номенклатурным номером (см. Схему 1, поз. 16). После получения номенклатурного номера на новый товар Кладовщик вписывает новую строку в Акте приёмки с соответствующим номенклатурным номером и фиксирует принятое количество товара (см. Схему 1, поз. 17),
  • Если при приёмке товара на ответственное хранение не выявилось товара, для которого необходимо произвести оценку (см. Схему 1, поз. 18), происходит подписание Акта приёмки товара со стороны Клиента и кладовщика,
  • После этого один экземпляр Акта остаётся в Отделе складского хозяйства (см. Схему 1, Поз. 19),
  • Второй и третий экземпляры Акта передаются Клиенту для дальнейшего оформления (см. Схему 1, поз.20),
  • Клиент второй экземпляр Акта передаёт Менеджеру Клиентского отдела для окончательного оформления акта со стороны Хранителя (см. Схему 1, поз. 21),
  • В случае необходимости Менеджер Клиентского отдела и Клиент формируют Дополнение к Спецификации (см. Схему 5) на поступившую партию товара (см. Схему 1, поз. 22),
  • Клиентский отдел и Клиент подписывают Дополнение к Спецификации (см. Схему 1, поз. 23),
  • Менеджер Клиентского отдела передаёт Дополнение к Спецификации в Бухгалтерию для окончательного оформления (см. Схему 1, поз. 24),
  • Бухгалтерия оформляет (ставит печать, проверяет наличие исходных документов) Спецификацию, Акт приёмки товара, Дополнение к Спецификации (в случае необходимости) (см. Схему 1, поз. 25),
  • Бухгалтерия перед выдачей документов (Спецификации, Акта приёмки товара, Дополнения к Спецификации) Менеджеру Клиентского отдела регистрирует (см. Схему 1, поз. 26) выдаваемые оформленные документы в Журнал движения документов (см. Схему 6),
  • После получения из Бухгалтерии оформленных документов менеджер Клиентского отдела передаёт Клиенту Спецификацию (Дополнение к Спецификации в случае её составления) и меняет второй оформленный в Бухгалтерии экземпляр Акта приёмки товара на третий экземпляр (см. Схему 1, поз. 27), после чего передаёт третий экземпляр Акта приёмки товара в Бухгалтерию.

2.2. Выбытие товара по ОтветХранению

  • Этап выбытия товара (см. Схему 7) по ОтветХранению начинается с подачи Клиентом (Поклажедателем) Менеджеру Клиентского отдела Заявки о поступлении/выбытии товара (см. Схему 2), проверки в Клиентском отделе правильности оформления Заявки и доверенности (см. Схему 7, поз. 1),
  • Менеджер Клиентского отдела проверяет в картотеке наличие товара к отпуску в соответствии с поданной Заявкой (см. Схему 7, поз. 2),
  • Если заявленная к выдаче номенклатура присутствует в учёте (см. Схему 7, поз.3), то Менеджер Клиентского отдела проверяет количество товара данной номенклатуры на хранении,
  • Если заявленное к выдаче количество товара присутствует в учёте (см. Схему 7, поз. 4), то Менеджер Клиентского отдела формирует Акта выдачи товара (см. Схему 8),
  • Менеджер Клиентского отдела на основании поданной Заявки и доверенности формирует (см. Схему 7, поз. 5) Акт выдачи товара,
  • В случае отсутствия указанной в Заявке номенклатуры, либо требуемого в Заявке количества товара в учёте (при ОтветХранении) Менеджер Клиентского отдела отказывает Клиенту в выдаче товара, сделав резолюцию на Заявке с определением причины отказа в выдачи товара, после чего направляет Клиента к Начальнику Клиентского отдела (см. Схему 7, поз. 6),
  • Начальник Клиентского отдела составляет (см. Схему 7, поз. 7) Акт недостачи (см. Схему 9),
  • Начальник Клиентского отдела переоформляет (см. Схему 7, поз. 7) новую Заявку на выдачу товара и направляет Клиента к Менеджеру Клиентского отдела для работы с новой Заявкой (см. Схему 7, поз. 1),
  • После формирования менеджером Клиентского отдела Акта выдачи товара (см. Схему 7, поз. 1), три экземпляра Акта выдачи товара и копия заверенной Менеджером Клиентского отдела доверенности передаётся с Клиентом в Отдел складского хозяйства (см. Схему 7, поз. 9),
  • Кладовщик Отдела складского хозяйства после получения Акта на выдачу и копии доверенности от Клиента формирует партию товара для выдачи (см. Схему 7, поз. 10),
  • Формируя партию товара, Кладовщик производит поиск и идентификацию востребованного к выдаче товара (см. Схему 7, поз. 11),
  • Кладовщик проверяет наличие востребованного товара (см. Схему 7, поз. 12),
  • В случае наличия в соответствии с Актом выдачи товара, выдаёт Клиенту товар и оформляет Акт выдачи (см. Схему 7, поз. 13),
  • В случае отсутствия товара, отказывает Клиенту в выдаче товара, пишет на Акте резолюцию о причине невыдачи и направляет Клиента к Начальнику Клиентского отдела (см. Схему 7, поз. 14),
  • Начальник Клиентского отдела на основании резолюции Кладовщика, формирует (см. Схему 7, поз. 15) Акт недостачи (см. Схему 9). Начальник Клиентского отдела переоформляет новую Заявку на выдачу товара и направляет Клиента к Менеджеру Клиентского отдела для работы с новой Заявкой (см. Схему 7, поз. 1),
  • После выдачи Кладовщиком товара и подписания со стороны Кладовщика и Клиента Акта выдачи товара, один экземпляр Акта выдачи остаётся у Кладовщика в Отделе складского хозяйства (см. Схему 7, поз. 16),
  • Второй и третий экземпляр Акта выдачи передаётся Клиенту (см. Схему 7, поз.17),
  • Через Клиента экземпляры Акты передаются в Клиентский отдел для дальнейшего их оформления (см. Схему 7, поз. 18),
  • Второй и третий экземпляры Акта передаются Менеджером Клиентского отдела в Бухгалтерию для оформления (см. Схему 7, поз. 19),
  • Бухгалтерия оформляет экземпляры Акта (см. Схему 7, поз. 20) и возвращает в Клиентский отдел один экземпляр Акта с регистрацией в Журнале движения документов, после чего оформленный Акт выдаётся Клиенту,
  • При выезде Клиента с территории Хладокомбината Охрана проверяет наличие и правильность оформления Акта выдачи товара (см. Схему 7, поз. 21),
  • Если Акт выдачи товара оформлен правильно, производится выпуск Клиента с территории Хладокомбината (см. Схему 7, поз. 22),
  • Если Акт выдачи товара правильно не оформлен, то Клиент с территории Хладокомбината не выпускается до правильного оформления Акта выдачи товара (см. Схему 7, поз. 23),

2.3. Ежедневные начисления

  • Ежедневно Бухгалтерия на основании Договора аренды и Актов приёма/выдачи товара в течении 1 рабочего часа производит начисление услуг по ответственному хранению за прошедшие сутки (см. Схему 10).

2.4. Периодические начисления

  • Еженедельно Бухгалтерия на основании данных по начисленным услугам по ответ. хранению формирует (см. Схему 10) три экземпляра Листа согласования ежедневного выполнения работ, оказания услуг (см. Схему 11).
  • Еженедельно (по понедельникам) Бухгалтерия направляет в Клиентский отдел три экземпляра Листа согласования для сверки и ставит его на контроль. Контроль подразумевает возврат оформленного Листа согласований из Клиентского отдела в Бухгалтерию в течении 1 рабочего часа.
  • Клиентский отдел в течении 1 рабочего часа (часа подачи) проверяет Лист согласования, визирует его и передаёт три экземпляра в Отдел складского хозяйства (см. Схему 10).
  • Отдел складского хозяйства в течении 1 рабочего часа (часа подачи) проверяет Лист согласования, визирует его и возвращает два экземпляра в Клиентский отдел.
  • Начальник Клиентского отдела и Клиент в течении 1 рабочего часа (часа подачи) подписывают два экземпляра Листа согласования, после чего оба экземпляра документа передаются в Бухгалтерию для оформления.
  • Бухгалтерия в течении 1 рабочего часа (часа подачи) оформляет (ставит печать) два экземпляра Листа согласования, один из которых оставляет, а второй возвращает в Клиентский отдел для передачи Клиенту.
  • Клиентский отдел выдаёт Клиенту один экземпляр Листа согласования.

Представленный регламент оказания услуг ответственного хранения можно взять за основу для Вашего бизнеса.

По Вашему заданию можно разработать регламент, основанный на особенностях Вашего бизнеса.

Нажмите эту ссылку для формирования запроса на регламент.

Источник: http://reshetnikov-in.com/works/regulations/%D1%80%D0%B5%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B-%D1%81%D0%BA%D0%BB%D0%B0%D0%B4%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B9-%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B8%D0%BA%D0%B8/%D1%80%D0%B5%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D1%85%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F.html

Ответственное хранение документы

Акт приема передачи документов на ответственное хранение. Зачем необходимо оформление процедуры. По договору складского хранения

» Предпринимателю » Передача на ответственное хранение

Передача на ответственное хранение

Вернуться назад на Ответственное хранение При заключении договора об ответственном хранении составляется ряд дополнительных документов, которые служат промежуточными звеньями к пунктам выполнения условий договора. Акт передачи на ответственное хранение — это документ, который составляется при фактической непосредственной передаче товарно-материальных ценностей на хранение.Подписание акта автоматически перекладывает ответственность за сохранность объекта договора на хранителя, и эта ответственность сохраняется на весь срок договора вплоть до составления акта возврата имущества, принятого на хранение.В российском законодательстве не определено понятие «ответственное хранение» (как и термин «безответственное хранение»). Договор в данном случае называется «Договор складского хранения (хранения на товарном складе)».Заключите договор хранения. Если организация, которой Вы передаете ТМЦ на ответственное хранение, хранение является предпринимательской деятельностью (товарные склады), вместо заключения договора Вам могут выдавать простое (двойное) складское свидетельство, в котором указываются условия и срок хранения ТМЦ.Передачу ТМЦ оформляйте актом приема-передачи по форме № МХ-1. При возврате ТМЦ составляется акт по форме № МХ-3. После возврата ТМЦ, Вы должны подтвердить отсутствие претензий к организации-хранителю, поставив подпись в журнале по форме № МХ-2.В бухучете сделайте записи:Кредит 002 – Передача ТМЦ на ответственное хранение;Дебет 002 – Возвращение ТМЦ с ответственного хранения.При оформлении документов в случае передачи товаров на ответственное хранение, нужно обращать внимание на следующие моменты. Во-первых, в Постановлении Госкомстата России N 66 указано, что при приеме-передаче ТМЦ на хранение организации-хранителю составляется соответствующий акт по форме N МХ-1.Причем этот документ применяется как при бытовом хранении, так и при хранении с участием профессиональных хранителей. Он составляется представителями сторон в соответствии с договором хранения (на определенный срок и до востребования). Количество экземпляров акта и комплектность составляемых документов определяются в каждом конкретном случае.Во-вторых, ст. 912 ГК РФ определено, что товарный склад выдает следующие складские документы:— двойное складское свидетельство;— простое складское свидетельство;— складскую квитанцию.Этот установленный перечень складских документов является исчерпывающим. При этом требования к оформлению двойного и простого складских свидетельств, закреплены в соответствующих статьях ГК РФ.А вот требования к оформлению и заполнению складской квитанции следующие:— место нахождения склада;— наименование юридического лица, от которого принят товар, и место нахождения товаровладельца;— наименование и количество принятого на хранение товара;— срок, на который товар принят на хранение;— размер вознаграждения за хранение (если он есть);— дату выдачи складской квитанции.Впрочем, если посмотреть внимательно, то видно, что ст. 912 относится к § 2 «Хранение на товарном складе» гл. 47 «Хранение» ГК РФ, а ст. 887 — к § 1 «Общие положения о хранении» указанной главы.По нашему мнению, из этого вытекает следующее.Форму МХ-1 нужно заполнять в любом случае. Если данный акт подписан хранителем, то он будет тем самым иным документом, о котором говорится в п. 2 ст. 887 ГК РФ, и вполне достаточен для того, чтобы зафиксировать передачу на ответственное хранение товара, который перейдет в собственность покупателя после его полной оплаты.Что касается документов, упомянутых в ст. 912 ГК РФ, то их необходимо составлять в том случае, когда товар передается именно на хранение, без последующего перехода права собственности на него к хранителю.Таким образом, если необходимость в ответственном хранении возникла в отношениях между покупателем и продавцом товаров, то им достаточно составить и подписать форму N МХ-1.И никаких складских свидетельств или квитанций им не нужно.Если стороны заранее знали о необходимости ответственного хранения, то составить и подписать нужные документы им нетрудно.А как поступить в ситуации, когда покупатель принимает товар на ответственное хранение, если он не желает его покупать в связи с выявленными недостатками?В частности, организациям торговли, в случае несоответствия количества и качества товаров данным, установленным в договоре либо в сопроводительных документах, нужно составить акт по форме N ТОРГ-2.Кстати, если брак обнаружен в импортном товаре, то заполняется Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров по форме N ТОРГ-3.По мнению многих специалистов, форму N ТОРГ-2 следует применять и неторговым организациям. В любом случае использование этой формы соответствует требованиям ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ, поскольку она утверждена Госкомстатом как одна из унифицированных форм первичной учетной документации.Договор храненияХранениеХранение документовСтрахование грузовНазад | | Вверх

©2009-2018 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов

разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт.

  1. двойное складское свидетельство;
  2. складскую квитанцию.
  3. простое складское свидетельство;

Источник: https://warmedia.ru/%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B5-%D1%85%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B/

Ведение документооборота по складскому учету материалов

Акт приема передачи документов на ответственное хранение. Зачем необходимо оформление процедуры. По договору складского хранения

Складской учет материалов – документооборот по данному участку регламентируется методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минфина РФ от 20.12.2001 № 119н. Такой учет предназначен для контроля движения и сохранности МПЗ в организации. Рассмотрим первичные документы по учету материалов, а также порядок их оборота в компании.

Поступление материалов

Организация складского учета материалов

Внутрискладское движение ТМЦ

Инвентаризация

Выбытие материалов

Хранение

Итоги

Поступление материалов

В соответствии с п. 2 разд. 2 методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н, понятие «материалы» включает широкий номенклатурный ассортимент запасов предприятия со сроком использования менее года. К материалам относятся:

  • сырье, необходимое для производства полуфабрикатов или готовой продукции;
  • вспомогательные материалы, которые не входят в готовое изделие, а используются для обеспечения работоспособности оборудования, а также каких-либо технологических нужд;
  • ГСМ;
  • запчасти;
  • тара;
  • покупные полуфабрикаты;
  • отходы производства;
  • прочие.

В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.

ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.

О правилах такого оприходования читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов?».

Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.

Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.

Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.

Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».

Еще 1 способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании 1-го варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно 2 способами: партионным и сортовым.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по 1 документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в 2 экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).

О форме М-17 подробнее читайте в статье «Карточка складского учета материалов – бланк и образец».

Внутрискладское движение ТМЦ

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями.

Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11).

Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.

Об оформлении требования-накладной читайте в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

  • при реализации материалов;
  • при смене МОЛ;
  • при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
  • в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
  • в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
  • при ликвидации фирмы.

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

Порядок заполнения этой формы смотрите в статье «Унифицированная форма № ИНВ-26 — бланк и образец».

Выбытие материалов

Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).

  1. Лимитно-заборная карта — документ, предназначенный для отпуска одной номенклатуры материалов в другой склад предприятия или на сторону. Например, для выпечки хлеба нужна мука. В форме М-8 отражается ежедневное списание муки со склада хранения в производство. Данный документ ведется в течение месяца в 2 экземплярах: по одному для отпускающей и принимающей стороны. В карту вносятся данные о количестве отпущенных материалов, которые визируются подписями отпустившего и принявшего МОЛ. В конце периода карты сдаются в бухгалтерию.
  2. Требование-накладная выписывается разово на каждый отпуск ТМЦ в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон.
  3. Накладная об отпуске материалов на сторону выписывается в результате выбытия материалов в адрес стороннего юрлица (при продаже или, например, передаче материалов как давальческое сырье) или территориально удаленного подразделения компании. Выписывают документ в 2 экземплярах. Если отпуск производился сторонней организации, к форме М-15 необходимо приложить доверенность получателя ТМЦ.

Бланк формы М-15 можно найти в материале «Унифицированная форма М-15 — бланк и образец».

  1. При реализации материалов стороннему контрагенту выписывается накладная по форме ТОРГ-12 в 2 экземплярах: 1-й остается у фирмы продавца, 2-й передается покупателю. Если ТМЦ перевозятся автотранспортом, необходимо составить еще и ТТН (форма 1-Т).

О документах, оформляемых при транспортировке, читайте в статье «Подтверждение транспортных расходов – какими документами?».

Хранение

Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.

https://www.youtube.com/watch?v=xYOfchPFVH8

В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.

Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.

Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).

По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).

Все данные о количестве и движении ТМЦ фиксируются МОЛ в специальных журналах (МХ-4, -5, -6, -7, -8).

Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:

Итоги

Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/vedenie_dokumentooborota_po_skladskomu_uchetu_materialov/

Юридичка
Добавить комментарий