3 электронный документооборот и электронная подпись. Электронная подпись для документооборота. Какие бывают электронные подписи

Корпоративный документооборот. Защита информации: ЭП и шифрование

3 электронный документооборот и электронная подпись. Электронная подпись для документооборота. Какие бывают электронные подписи

Электронная подпись является необходимым условием для полноценной реализации защищенного электронного документооборота.

Она представляет собой аналог традиционного заверения бумажного экземпляра при помощи подписи и печати.

Помимо этого, ЭП позволяет подтвердить личность автора или отправителя корреспонденции, а также гарантирует, что в документ после его подписания не были внесены изменения.

Возможности применения ЭП и шифрования данных обеспечиваются благодаря интегрированным в систему «ДЕЛО» ссертифицированным средствам криптографической защиты информации – КриптоПро CSP, СигналКом CSP, Верба OW, Домен-К, Авест, Генкей, решения Microsoft.

Применение электронной подписи:

  • Регистрируя входящую корреспонденцию, сотрудник может подписывать прикрепляемый к карточке файл, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами, исходящей и внутренней документацией организации ЭП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации, отправке документа адресату.
  • Система предоставляет возможность подписывать файлы, хранящиеся в базе данных и отправляемые по e-mail. При необходимости документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования и утверждения. Если система «ДЕЛО» установлена у всех участников обмена информацией, пользователи получают возможность распространять подписанные электронные документы по всей территориально-распределенной организации.
  • Любой сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достоверную информацию о подписях и подписавших лицах, а также может проверить подлинность каждой подписи «одним нажатием кнопки».

Технология применения электронной подписи:

Для каждого пользователя, обладающего правом подписи, формируется ключ, состоящий из двух частей:

  • Секретный ключ – используется для подписания документов и для дешифрации сообщений, отправляемых пользователем по почте. Он записывается на носитель информации, передаваемый лично пользователю (также он может быть дополнительно защищен паролем на случай потери носителя). Подписание происходит путем ввода носителя в считывающее устройство компьютера и нажатия кнопки «Подписать».
  • Открытый ключ – используется для проверки подлинности ЭП. Проверка производится на основании сертификата открытого ключа.

Подробнее о том, что надо знать для применения Электронной подписи и шифрования

Использование технологии ЭП позволяет применить один из двух возможных подходов к организации защищенного документооборота, которым соответствуют два варианта поставки опции «Электронная подпись и шифрование»:

1 вариант: «корпоративный электронный документооборот»;

2 вариант: «юридически значимый электронный документооборот».

Организация корпоративного ЭДО

Корпоративный ЭДО трудно представить без электронной подписи. Она может быть использована для подписания документов в рамках внутрикорпоративных или межкорпоративных соглашений по ее использованию.

В этом случае документы, подписанные ЭП, могут иметь хождение внутри одной организации, а также может быть организован обмен с территориально удаленными подразделениями, филиалами, дочерними компаниями. Возможна реализация обмена между различными организациями в рамках двухсторонних или многосторонних соглашений.

Данный подход не решает вопросов обеспечения юридической значимости ЭДО, но позволяет существенно сократить затраты временных и человеческих ресурсов.

Криптографический комплекс «Корпоративный документооборот» включает: СКЗИ КриптоПро CSP 3.9 или Сигнал-Ком 3.х , система«ДЕЛО», начиная с версии 8.8.0 (для системы «ДЕЛО» версии 8.6.0 — СКЗИ КриптоПро CSP 2.0).

Организация юридически значимого ЭДО

Данный подход является более полным решением и позволяет придать юридическую значимость создаваемым в системе «ДЕЛО» документам благодаря обеспечению ряда условий (установленных законодательно):

  • удостоверение точного времени создания с помощью штампов времени;
  • получение в реальном времени информации о статусе сертификатов электронных подписей (всей цепочки сертификатов – от личного до сертификата головного удостоверяющего центра);
  • поддержка усовершенствованного формата подписи «КриптоПро ЭЦП», обеспечивающего возможность длительного хранения документов в цифровом виде с ЭП (до 30 лет).

Документооборот с использованием такой ЭП приобретает полную юридическую силу в рамках российского законодательства, что дает ряд существенных преимуществ, например:

  • электронные документы, подписанные ЭП, имеют одинаковую юридическую силу с бумажными;
  • они принимаются в ходе судебных разбирательств;
  • ЭП может использоваться для подписания первичных бухгалтерских документов для налоговых органов и других ведомств.

Это решение создает предпосылки для реального перехода к безбумажным технологиям.

Кроме того, организация корпоративного и юридически значимого ЭДО требует создания регламентов использования ЭП в рамках организации. Более подробная информация находится в руководстве по опции «Электронная подпись и шифрование».

Опция «Юридически значимый документооборот» включает:СКЗИ КриптоПро CSP 3.9 или СигналКом 3.х «КАРМА»,система «ДЕЛО», начиная с версии 8.8.0.

Шифрование документов, передаваемых по электронной почте

Средства криптографической защиты информации, входящие в состав данной опции, также обеспечивают надежное шифрование данных.

Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа – прочтения, искажения либо подмены.

Возможность защищенного обмена документами по внешним каналам связи является актуальной для территориально распределенных организаций, т.е. имеющих сеть филиалов или дочерние организации. Гарантию конфиденциальности передаваемых сведений часто требует также переписка с клиентами или партнерами.

Источник: https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/zaschita_inf/EZP.php

Электронный документооборот и электронная цифровая подпись

3 электронный документооборот и электронная подпись. Электронная подпись для документооборота. Какие бывают электронные подписи

Современное ведение бизнеса уже нельзя представить без таких инструментов, как электронный документооборот и электронная цифровая подпись. Данный способ имеет массу преимуществ и значительно облегчает управление всеми процессами в организации.

Современные предприниматели все чаще стали применять специализированные системы для регулирования своей деятельности, поскольку они являются незаменимыми помощниками в решении ежедневных задач компании.

Такие программные комплексы автоматизируют каждый процесс и позволяют упорядочивать все процедуры, связанные с документацией.

Функции электронного документооборота и его достоинства

Автоматизация производства призвана выполнять следующие функции:

  • регистрация всех внутренних, а также входящих и исходящих документов;
  • занесение их в программу для последующего контроля;
  • подтверждение подлинности данных посредством электронно-цифровой подписи;
  • осуществление работ справочно-информационного характера;
  • списание данных в дело;
  • составление различных отчетов по результатам деятельности предприятия.

Основной плюс подобного делопроизводства заключается в отсутствии необходимости затрачивать много времени на согласование какого-либо проекта организации отдельными сотрудниками или руководством. Это связано с наличием возможности осуществлять рассылку нужной информации в электронном виде. Данный способ избавляет от бумажной волокиты.

Система электронного документооборота в обязательном порядке должна иметь текущий архив, при помощи которого корпоративные данные могут быть получены в оперативном порядке.

Помимо этого, она обеспечивает высокий уровень надежности хранения информации.

Функция справочно-информационного характера дает возможность проводить отборку только требуемой на данный момент документации, что позволяет компании экономить значительные средства на создании хранилища для бумаг.

Наиболее важной функцией все же является более упрощенная процедура по удостоверению данных.

Если для информации на бумажном носителе требуется наличие таких подтверждающих элементов, как печать, дата, подпись и реквизиты предприятия, то документооборот в электронном виде предусматривает применение электронно-цифровой подписи. Основное преимущество ЭЦП заключается в возможности использовать ее для нескольких документов одновременно.

Электронно-цифровая подпись

Этот инструмент делопроизводства необходим для обеспечения защиты всем документам, участвующим в деятельности организации. Он представлен в виде криптографического преобразования данных, закрепленного посредством закрытого ключа.

Его наличие позволяет выявить владельца подписи и помогает подтвердить подлинность информации.

Юридически такой элемент электронного документооборота является сопоставимым с собственноручно сделанной подписью, которая проставляется на бумажных носителях.

Основными задачами, с которыми призвана справляться электронно-цифровая подпись, являются:

  • обеспечение безопасности информации против подделок;
  • выявление владельца сертификата ключа;
  • обнаружение каких-либо искажений в данных.

Электронно-цифровая подпись ЭЦП в документообороте имеет свою особенность. Она заключается в логическом характере этого инструмента. Она дает возможность провести аутентификацию (проверку на наличие изменений), а также распознавание ее владельца.

С целью проведения анализа электронного документа на его подлинность следует осуществить идентификацию уполномоченного лица, а также установить истинность информации. Сделать это можно лишь единственным способом – в ходе предъявления соответствующего иска в суд, где будет проводиться тщательный анализ данных компании и ее документации.

Основными достоинствами использования электронно-цифровой подписи являются:

  1. Возможность вести партнерские отношения с организациями, находящимися на удаленном расстоянии.
  2. Копии электронных документов получаются равнозначными.
  3. Автоматизация каждой стадии при разработке подписи за счет специализированных аппаратных и программных средств.
  4. Повышение производительности труда работников компании.

Несмотря на все преимущества данного элемента системы, он имеет и свои недостатки.

Так, чтобы создать надежную подпись, необходимо в обязательном порядке использовать специализированные средства правового, организационного и технического обеспечения. К техническим методам защиты относятся способы криптографии.

Они выражаются в создании уникальной последовательности символов, благодаря которой можно не только распознать создателя ЭЦП, но и проверить документ на подлинность.

Криптографическая защита представлена в виде шифрования данных и разработке уникального ключа для подписи. Данный метод является алгоритмом, при помощи которого осуществляется описание действий при преобразовании какой-либо информации. Что касается ключа, то он создается в качестве основы для этого способа.

Классификация методов шифрования данных

В настоящее время различают два типа шифрования:

  1. Симметричный. Предполагает передачу созданного одним партнером ключа другому. Для шифрования и дешифрования информации в данном случае требуется только один ключ.
  2. Несимметричный. Используются специальные математические расчеты. При этом разрабатывается сразу два ключа: один из них применяется в качестве шифровального элемента, а посредством другого обеспечивается дешифровка данных. Первый ключ остается у владельца подписи и называется либо личным, либо закрытым. Второй же элемент может быть предоставлен большому кругу лиц (сотрудников организации).

Электронный документооборот и электронная подпись

Электронная подпись в 1С:Документооборот

Подписание документа электронной подписью

E-DOC – сервис электронного документооборота с ЭЦП

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/elektronnyj-dokumentooborot-i-ecp.html

Купить электронную подпись для внутреннего документооборота

3 электронный документооборот и электронная подпись. Электронная подпись для документооборота. Какие бывают электронные подписи

Цифровая подпись для документооборота позволяет воспользоваться всеми преимуществами современных IT-технологий. Оперативно осуществлять внутреннюю и внешнюю передачу документов. Облегчить взаимодействие между сотрудниками, контрагентами и контролирующими органами.

Электронный документооборот (ЭДО) — это автоматизированная многопользовательская система, работающая через оператора связи. Цепочка процесса включает в себя такие атрибуты, как электронно-цифровая подпись (ЭЦП, ЭП, ЦП), программное обеспечение и компьютерная техника.

Электронный документ (ЭДО) — это защищенный файл, созданный в установленном формате, подписанный электронной подписью.

Приобрести необходимое ПО, в том числе электронную подпись для ЭДО, можно в аккредитованном удостоверяющем центре.

Например, в «Калуга Астрал» — ведущей российской компании, предоставляющей информационно-технологические услуги по всей территории России.

Виды электронной подписи для документооборота

Существует несколько видов ЭЦП — простая и усиленная. Последняя может быть квалифицированной и неквалифицированной. Простая электронная подпись для внутреннего документооборота может быть использована только для работы в локальной сети, поскольку не обладает дополнительной защитой.

Действует на основе кодов, представляя собой обычную пару «логин — пароль». Электронная подпись для внешнего документооборота должна быть усиленной, препятствовать перехвату информации, защищать файл от изменений после отправки.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего ЭДО и работы с контрагентами. Но требует предварительного заключения соглашения с партнером о признании юридической силы подписанных ею документов. Также дает возможность участвовать в качестве поставщика на электронных торговых площадках.

Квалифицированная ЭП имеет сертифицированные ключи проверки закрытого и открытого типа.

Приобретается с сертификатом, данные которого заносятся в госреестр. Имеет высокую степень защиты, подтвержденную ФБР РФ. Владелец квалифицированной ЭЦП для ЭДО не ограничен в ее использовании.

Подпись автоматически придает документу юридическую силу, не требуя предварительной договоренности с партнерами.

Квалифицированную ЭП можно использовать:

Квалифицированная подпись позволяет решать любые производственные задачи. Купить ее можно только в аккредитованном Минкомвязью РФ удостоверяющем центре.

Как выбрать ЭЦП для ЭДО

Подбирать подходящую электронную подпись следует, исходя из стоящих перед вами задач. Возможно, вашим рядовым сотрудникам хватит простой, а руководителю и административному аппарату понадобится усиленная квалифицированная. Определившись с ролью ЭЦП в электронном документообороте, стоит перейти к выбору носителя.

Ведь сама подпись представляет собой набор криптографических преобразований, для работы которых требуется не только ПО, но и физический объект. Это может быть карта с чипом, внешне похожая на банковскую, сим-карта для мобильных устройств либо токен. Последний вариант самый удобный и популярный. Токен внешне похож на USB-флешку.

Может использоваться на любом настроенном устройстве: ПК, ноутбуке, нетбуке, планшете. В России токены производят две компании: ЗАО «Актив-Софт» (продукт «Рутокен») и ЗАО «Аладдин Р.Д.» (eToken и JaCarta). Внешне и по стоимости они практически идентичны. Отличаются техническими возможностями, принципом работы и настройками оборудования.

Для покупки USB-токена с производителями прямого контакта не потребуется. Все необходимое для ЭДО приобретается в удостоверяющем центре. Даже в том случае, если вы планируете купить токен не в классическом оформлении, а, например, брендированный вашим логотипом.

Третье, что предстоит выбрать будущему владельцу ЭЦП для документооборота, — это обслуживающий тариф удостоверяющего центра.

Он может включать круглосуточную техподдержку, обучение работе с электронными площадками и другие услуги. Правильно подобранный тариф сделает процесс пользования ЭЦП максимально удобным.

Получить ЭП просто, для этого необходимо выполнить несколько действий

В среднем сроки получения подписи составляют 3—5 рабочих дней. Возможно срочное изготовление в течение часа. Первоначально пакет документов можно отправить по электронной почте. В этом случае предстоит представить оригиналы в момент получения подписи. Для оформления ЭЦП для ЭДО понадобятся следующие данные.

Заявитель — индивидуальный предприниматель:

  • паспорт;
  • ОГРНИП;
  • ИНН;
  • СНИЛС.

Заявитель — сотрудник организации:

  • ОГРН и ИНН организации;
  • документ о назначении руководителя;
  • документ, подтверждающий полномочия сотрудника, его паспорт, ИНН и СНИЛС.

Копии документов от юридического лица заверяются подписью руководителя и печатью. Согласно законодательству ЭП организации по умолчанию оформляется на руководителя. Передача полномочий иному сотруднику осуществляется внутренним приказом (распоряжением). Поэтому забрать готовую подпись может только руководитель.

Однако существуют и исключения. Подойти в удостоверяющий центр может как сам сотрудник, будущий пользователь подписи, так и курьер либо иное лицо. Но для этого ему необходима доверенность, в которой будут указаны все возможные варианты использования ЭЦП.

Это лицо также представляет копии и оригиналы документов, подтверждающих личность. Аккредитованный УЦ «Калуга Астрал» оформит любой тип электронно-цифровой подписи. Наши сотрудники произведут настройку рабочего места и обучат ваш персонал. Окажут техническую и консультационную поддержку.

Чтобы купить ЭЦП для электронного документооборота, свяжитесь со специалистом по телефону или оставьте заявку на сайте.

Базис

Подпись для ИП и ЮЛ

Подробнее о тарифе

ОФД

Подпись для регистрации ККТ

Подробнее о тарифе

ФТС

Подпись для работы с ФТС

Подробнее о тарифе

Источник: https://astral.ru/products/elektronnaya-podpis/etsp-dlya-edo/

Электронная подпись: как получить сертификат электронной подписи, как подписать электронной подписью документы, виды ЭЦП

3 электронный документооборот и электронная подпись. Электронная подпись для документооборота. Какие бывают электронные подписи

Посмотрите на эту магию. Минута — и ваш партнер получает подписанные документы по электронной почте. Не нужны никакие принтеры, бумага, ручки и курьеры, всё работает с телефона:

Вы тоже так можете, если получите электронную подпись. Вам пригодятся: электронная подпись, компьютер с Виндоусом, программа «Криптопро». А еще немного терпения, чтобы разобраться в теории. Если готовы, поехали.

Электронная подпись или ЭП — это замена рукописной подписи для электронных документов. Проще говоря, электронная подпись подтверждает, что именно вы отправили отчет в налоговую или подписали акт для клиента.

63 ФЗ про электронную подпись

Электронной подписью можно подписывать любые документы — счета, акты, договоры. Вам не придется отправлять оригиналы курьером: ставите электронную подпись и отправляете электронной почтой.

Электронная подпись обязательна, если:

  • вы плательщик НДС;
  • у вас 25 или больше сотрудников, по которым вы отчитываетесь в фонды и по НДФЛ.

В остальных случаях электронной подписью пользоваться никто не заставляет, но с ней удобнее. Вам не нужно распечатывать документы, подписывать и стоять в очереди на почте. Всё происходит через интернет.

Как составить валютный договор

У вашего клиента и поставщика тоже должна быть электронная подпись, чтобы вы могли обмениваться документами через интернет. Нельзя отправить документ с электронной подписью, а получить с рукописной.

Подписывать договор электронной подписью можно только с российскими компаниями. Для сделок в валюте свои требования и их проверяет не только ваш партнер, но и банк, в который придут деньги. Если заключаете сделку с иностранной компанией, уточните требования по подписи в банке.

Какие бывают подписи

Электронные подписи отличаются тем, какие документы вы сможете ими подписывать. Вот какие бывают подписи:

  • простая. Она нужна физическим лицам, чтобы пользоваться услугами сайта Госуслуг, подавать заявления в иногородние вузы или участвовать в электронных торгах.
  • усиленная неквалифицированная. Такой подписью можно подписывать документы внутри компании и от других компаний. Если нужно подписать счета и акты и отправить клиентам, она тоже подходит.
  • усиленная квалифицированная. Это подпись с самыми большими полномочиями. С ней можно подписать отчетность для налоговой и фондов, участвовать в электронных торгах и тендерах как юридическое лицо.

Выходит, чтобы подписывать документы для клиентов и поставщиков, отправлять отчетность в налоговую, нужна усиленная квалифицированная подпись.

Для плательщиков НДС

Если вы и ваши клиенты пользуетесь электронной подписью, как-то специально это оформлять не нужно. Просто договариваетесь на словах. Но если вы платите НДС и готовите счета-фактуры, всё сложнее.

Приказ Минфина об обмене электронными счетами-фактурами

Плательщики НДС с электронной подписью обмениваются только утвержденными в налоговой формами счетов-фактур и только через оператора электронного документооборота — ЭДО СФ. Перечень таких операторов есть на сайте налоговой. Мы знаем про 1С ЭДО и Диадок.

Оператор электронного документооборота — программа, в которой вы подписываете документы электронной подписью и отправляете их партнерам. В ней хранится вся история переписки.

Пересылать счет-фактуру в электронном виде клиенту вы можете, если он тоже подключился к оператору электронного документооборота. Причем он может подключиться к другому из списка налоговой, но вы всё равно сможете работать с ним.

Как получить

Электронные подписи выпускают удостоверяющие центры и их представители. Нет никакой разницы, у какого центра купить электронную подпись. Главное, чтобы он был сертифицирован Минкомсвязью. Для этого найдите удостоверяющий центр в вашем городе на едином портале электронной подписи.

Документы, чтобы получить подпись для юридического лица:

  • выписка из реестра — ЕГРЮЛ;
  • свидетельство о регистрации;
  • паспорт и СНИЛС руководителя.

Чтобы получить подпись, нужно заполнить заявление на сайте удостоверяющего центра и приехать в офис с документами. Для квалифицированной подписи нужны паспорт того, кто получает подпись, ОГРН и учредительные документы на компанию.

Электронную подпись выдают на год, а потом ее нужно покупать заново. Усиленная квалифицированная подпись стоит от 3000 рублей.

Как выглядит электронная подпись

Могут быть такие варианты: флешка подписью или доступ в программу, в которую зашита ваша подпись.

Если это флешка, на ней хранится сама электронная подпись и программа для шифрования данных. Флешку можно вставить в компьютер, установить на него программу и подписывать документы своей подписью.

Электронная подпись на флешке удобна, если вам нужно отправлять отчеты через сайт налоговой.

Чтобы подтвердить, что отчетность отправляете именно вы, сайт налоговой попросит вставить флешку в компьютер и ввести ваши логин и пароль к подписи.

С электронной подписью можно работать без флешки, через программу электронного документооборота. Доступ к ней дадут в удостоверяющем центре, а электронная подпись придет в программу и останется на компьютере. Это Диадок — одна из программ для электронного документооборота. В ней можно создавать документы или подписывать те, что уже есть на компьютере

Ставим программы

Чтобы подпись заработала, на компьютер нужно установить дополнительные программы. До этого подпись для компьютера — неизвестный файл.

Для работы с подписью вам нужны:

  • программа для шифрования. Чаще всего — Криптопро. Она понимает, чья это подпись, расшифровывает ее и превращает набор символов в настоящую подпись в документе;
  • драйвер для компьютера. Они нужны, чтобы настроить компьютер, и он смог работать с электронной подписью;
  • дополнения для браузера. Без них вы не сможете подписать отчетность на сайте налоговой;
  • программа для электронного документооборота, через которую будете подписывать акты, счета.

Чаще всего удостоверяющие центры выдают эти программы на флешке с электронной подписью. Уточните, когда будете покупать подпись:

  • Криптопро входит в комплект или надо покупать дополнительно?
  • Нужны ли драйверы и где их взять?
  • Что нужно, чтобы подписывать документы через сайт налоговой? А обычные в ворде, екселе и пдф?
  • Что нужно, чтобы подпись заработала на моем компьютере?

Отправляем отчетность

Вы настроили компьютер. Теперь нужно зарегистрироваться на сайте налоговой. Зайдите в личный кабинет ИП или юридического лица. Сначала портал захочет убедиться, что ваша электронная подпись работает правильно. Вы увидите такие требования:

Мы уже о них рассказали. Если вы не установили программы и драйверы раньше, можно это сделать на сайте налоговой. Нажмите кнопку «Начать проверку» и следуйте указаниям портала.

Если у вас Мак, с отправкой отчетности через сайт налоговой могут быть проблемы. Уточните об этом заранее в удостоверяющем центре.

Подписываем документы

Подписывать документы удобнее всего в специальных программа — операторах электронного документооборота. Обычно удостоверяющие центры предлагают свои программы или программы партнеров. Они работают через браузер, поэтому неважно, Виндоус у вас или Мак. В Модульбанке мы пользуемся Диадоком и 1С ЭДО, но есть другие. Гифка в начале статьи — как раз из Диадока.

В программе вы можете подписывать документы любого формата — ворд, эксель, презентации, картинки и пдф. Документы можно создавать в самой программе или выбирать из сохраненных на компьютере.

В специальных программах работать удобно, но ими пользоваться не обязательно. Подписывать документы можно даже в ворде или экселе, если у вас на компьютере установлен Криптопро. В ворде зайдите во вкладку «файл», выберете «сведения» и «защитить документ». Дальше следуйте указаниям системы и подпишите документ своей подписью.

Если Криптопро у вас пока нет, ничего не выйдет, можно не пытаться.

Электронная подпись и мошенники

Ходят слухи, что мошенники могут завладеть электронной подписью, снять все деньги со счетов и продать компанию. Продать — вряд ли, но подписать договоры, по которым ваша компания будет должна незнакомым компаниям, могут. Это возможно в двух случаях.

  • Подпись выдали мошенники. Это случается редко. Компания будет прикидываться удостоверяющим центром, но не попросит вас прийти лично с оригиналами документов. Они заботливо скажут, что им достаточно сканов по почте. Мошенники выпустят подпись, но не отдадут ее и будут подписывать поддельные документы.
  • Вы написали пароль на флешке и потеряли ее. Чтобы не потерять пароль к электронной подписи, некоторые владельцы приклеивают бумажку с паролем к флешке. Если такую флешку потерять, ее может кто-то подобрать и воспользоваться деньгами компании.

Чтобы не проснуться в долгах и без денег на счете:

  • проверьте, что удостоверяющий центр сертифицирован Минсвязью;
  • не покупайте электронную подпись, если вас не просят прийти лично в удостоверяющий центр с оригиналами документов;
  • храните флешку с электронной подписью в надежном месте. Если потеряли, позвоните в свой удостоверяющий центр и попросите заблокировать электронную подпись. Сделайте это как можно скорее, чтобы никто не смог ею воспользоваться;
  • не храните флешку вместе с паролем.

Пароль для электронной подписи сохраните в заметках телефона. Так будет надежнее.

Источник: https://delo.modulbank.ru/all/ecp

Как выглядит на документе электронная цифровая подпись

3 электронный документооборот и электронная подпись. Электронная подпись для документооборота. Какие бывают электронные подписи

Работа с электронной подписью удобна и для физических, и для юридических лиц.

Использование реквизита снижает затраты времени и финансов на заверение документов и отправку их в различные государственные органы, позволяет вести электронный документооборот и т.п.

На документе ЭП может отражаться в виде печати или штампа, и иметь дополнительно поле для эмблемы или штамп времени. А документ с ЭП действителен как в электронной форме, так и в распечатанной.

Как выглядит ЭЦП на документе

Электронная подпись представляет собой уникальную последовательностиь символов. Она выступает в роли обязательного реквизита, проставляемого на официальных электронных документах. Для формирования подписи используются надежные криптографические методы и математические вычисления, а программное обеспечение имеет сертификацию ФСБ.

Существует 3 вида ЭЦП:

  • простая;
  • неквалифицированная;
  • квалифицированная.

Простая электронная подпись (ПЭП) — это код или пароль, созданный системой, и отправленный на телефон или на электронный адрес пользователя. Обычно используется на сайтах для подтверждения действия. Неквалифицированная подпись (НЭП) отличается тем, что требует подтверждения личности клиента, и формируется при помощи криптографического преобразования.

Самая надежная — квалифицированная цифровая подпись (КЭП). Она подтверждается сертификатом проверки, имеет закрытый и открытый ключ, и наделяет документ полной юридической силой.

Сертификат ключа — это файл с расширением .crt, содержащий информацию о владельце, отпечаток сертификата и сроки действия подписи.

Электронная подпись на документе выглядит как:

  • последовательность букв или цифр, которая соответствует ключу, указанному в сертификате;
  • графическая картинка или штамп с указанием подписи владельца сертификата.

Самой надежной является невидимая ЭП, которая визуально не определяется. Она применяется при составлении документов MS Word, Excel, и генерируется автоматически. Установить ее наличие можно по отметке, которая появляется в графе «состояние».

Примером того, как выглядит усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись, является выписка ЕГРЮЛ, заверенная ФНС. Подпись тут представляет собой печать с указанием номера сертификата, владельца, срока действия ЭП.

Образец:

Как выглядит документ, подписанный ЭЦП:

Что включает штамп на визуализации ЭД

Согласно ГОСТу Р-7.0.97-2016 от 1.07.2018 г. в форме электронной подписи должна содержаться новая форма с атрибутом «отметка об электронной подписи». Она обязательна для любого ЭД при его визуализации, сканировании или на печати в том месте, где обычно подпись проставляется на бумаге от руки.

Отметку ставят на документе, подписанном электронной подписью, который представляет собой:

  • распечатку электронного контракта;
  • распечатку протокола рассмотрения заявок и их оценку для участия в торгах на ЭТП;
  • ответы на запросы контролирующих органов.

Штамп электронной подписи обязательно включает такие реквизиты, как:

  • номер сертификата ключа подписи;
  • ФИО владельца ЭЦП;
  • срок окончания действия сертификата;
  • фразу о том, что документ подписан ЭП.

Дополнительно штамп может содержать эмблему:

По требованиям стандарта отметка об электронной подписи должна быть читаемой, а ее элементы не должны пересекаться или накладываться друг на друга.

Как поставить отметку

Обычно для постановки отметки об электронной подписи используется два варианта:

  • изготовление штампа с последующей вставкой его в копии;
  • настройка подписи в MS Office.

Чтобы настроить ЭЦП через MS Office нужно в открытом документе перейти в подменю «Вкладка» и выбрать «Строка подписи»:

Далее выбрать «подписание»:

Если изготавливается штамп, то в копию он вставляется обычным способом через вставку картинки или рисунка и размещается на нужном месте.

Что такое штамп времени

Клиенты системы КриптоПро TSP могут дополнительно получать штампы времени. В роли подписанных данных выступает значение хэш-функции и время проставления штампа. Реквизит связан с ЭД, на который он выдан, и обеспечивает его целостность.

Для выдачи штампом и реализации сервиса на базе КриптоПро необходимо создать отдельный сервер TSP и добавить КриптоПро TSP Client в ПО рабочего места.

Преимущество штампа времени:

  • фиксация времени создания ЭД;
  • фиксация времени формирования ЭЦП;
  • фиксация времени проведения операции по обработке ЭД;
  • долговременное хранение ЭД (даже после истечения срока действия сертификата ЭП пользователя).

При открытии документа и просмотре сведений об ЭЦП штамп времени будет выглядеть так:

Работа с протоколом TSP проста, и основывается на взаимодействии с сервером по типу «запрос-ответ». Пользователь создает запрос, посылая его серверу, и получает ответ, в котором содержится сформированный штамп времени. Если произошла ошибка, то вместо штампа в ответе будет указан код ошибки.

Обязательно или нет соблюдение ГОСТа

Существует ГОСТ для электронной подписи. В едином реестре он числится под номером 7.0.97-2016. Стандарт содержит правила формирования документов как в бумажном, так и в электронном виде, и рассматривает такие вопросы, как:

  • расположение на носителе необходимых реквизитов;
  • требования к созданию и оформлению ЭД, включая использование ИТ.

Источник: https://myedo.ru/elektronnaya-podpis/spravka/kak-vyglyadit-elektronnaya-podpis

Электронная подпись в 1С

3 электронный документооборот и электронная подпись. Электронная подпись для документооборота. Какие бывают электронные подписи

Электронный документооборот уже много лет используется различными предприятиями для ускорения и стандартизации бизнес-процессов, экономии канцтоваров и места для хранения бумаг, безопасности проведения платежей. Неразрывно связан ЭДО с таким понятием, как электронная подпись. Разберемся, для чего она используется, как ее настроить. Отдельно рассмотрим, в каких программах 1С подписи применяются сегодня.

Виды электронной подписи

Электронная подпись представляет собой реквизит цифрового документа и используется для его защиты от подделки. Инструменты различаются по виду и способу применения.

В соответствии с ФЗ № 63 электронные подписи в 1С бывают трех видов:

  1. Простая. Представляет собой комбинацию логина и пароля. Учетные данные используются для идентификации пользователя том или ином на сайте. Авторизация дает возможность осуществлять определенные действия с помощью интернет-ресурса. Простая ЭП уникальна и предполагает использование отдельным лицом (не предусмотрены передача информации посторонним или хранение ее в открытом доступе).
  2. Усиленная квалифицированная. Используется для взаимодействия между контрагентами на торговых площадках. В 1С подпись создается путем криптографического преобразования отдельного электронного документа в зашифрованный алгоритм. Выдается аккредитованным удостоверяющим центром. Он предоставляет владельцу ЭП закрытый и открытый ключи, а также специальный сертификат проверки, сведения о котором вносятся в государственный реестр. Цифровой документ с усиленной подписью имеет ту же юридическую значимость, что и бумажный аналог.
  3. Усиленная неквалифицированная. Применяется для аутентификации пользователя, которые подписывает цифровой документ. Не требует сертифицированного ключа. В 1С подпись используется для проведения торговых операций.

Рассмотрим разновидности ЭП по способу применения. В 1С подписи бывают двух вариантов:

  • электронная локальная подпись. Применяется для работы с документами на ПК в рамках приобретенного сертификата. Чтобы воспользоваться электронной локальной подпись, нужно установить криптографическую программы на компьютере;
  • облачная подпись. Ключи хранятся на удаленном сервере. Облачная электронная подпись используется для подписания документов, к примеру, с помощью пароля, который поступает на телефон клиента. Не требует установки специальных программ на ПК – все операции происходят удаленно, в «облаке».

Для чего используется электронная подпись в 1С:Документооборот

Электронной подписью в системе 1С:Документооборот 8 можно подписывать следующие объекты:

  • файлы вложений и архивные файлы;
  • карточки документов (акты, накладные и пр.)
  • визы, резолюции, решения об утверждении.

Подписывать можно как создаваемый, так и присланный документ. Если установлено несколько сертификатов, из списка нужно выбрать тот, который подходит для конкретной операции.

Чтобы получить доступ к подписи, потребуется ввести пароль. Также можно сопроводить операцию комментарием.

После того как вы нажмете «Готово», подписанный документ появится в списке других файлов в соответствующем разделе.

Важно! При подписании одного документа все файлы вложений подписываются вместе с ним.

В карточке электронной подписи на всех объектах будет указана одна и та же информация:

  • дата ЭП;
  • кто принял решение;
  • статус электронной подписи (при подписании документа будет отметка «Действительна»).

С помощью сервиса 1С-Подпись можно сохранить как подписанный файл, так и саму ЭП. После этого доступна передача документа как между различными бухгалтерскими системами, так и по электронной почте. Если у вас есть настроенный механизм взаимодействия с контрагентами, делать этого не потребуется.

На этом подписание документа можно считать завершенным.

Важно! ЭП имеет юридическую силу. После утверждения той или иной резолюции решение вступает в законную силу, и отменить его будет нельзя.

Электронную подпись нельзя подделать, она выдается каждому уполномоченному сотруднику предприятия отдельно. В связи с этим ни один работник, у которого оформлена ЭП, не может сказать, что ее поставил кто-то другой.

Таким образом, электронная подпись в 1С защищает предприятие от действий, способных нанести вред. ЭП ограничит доступ к работе с документами как для сотрудников, так и для посторонних лиц. Вы можете добавить подпись и настроить ее для совершения каких-то определенных операций.

Как проверяется электронная подпись

Чтобы проверить, являются ли документы действительными, нужно проверить подлинность электронной подписи.

То или иное решение с использованием ЭП можно считать нелегитимным в следующих ситуациях:

  • истек срок сертификата (или он был отозван);
  • у сотрудника недостаточно полномочий;
  • ЭП воспользовался злоумышленник;
  • сертификат был выдан неаккредитованным центром.

Подлинность электронной подписи помогает проверить единый удостоверяющий центр Минкомсвязи РФ. Он дает возможность выстроить цепочку доверенности от любого сертификата к центру, который его выдал. Проверяются подлинность электронной подписи, ее целостность, а значит, и действительность самого документа.

Как настроить в 1С подпись

На ПК необходимо установить сертификат электронной подписи. Далее в 1С:Документооборот 8 нужно перейти в общем меню по вкладкам «Настройка и администрирование» – «Настройка программы» – «Общие настройки». В пункте «Использовать электронные подписи» необходимо поставить галочку. Далее нажмите «Сохранить настройки».  

Далее нужно выполнить следующие действия:

  • установить программу электронной подписи и шифрования, которой вы планируете пользоваться. Если программа уже установлена, нужно войти во вкладку с ее названием на странице «Программы»;
  • выбрать раздел «Сертификаты». В нем необходимо нажать «Добавить» – «Из установленных на компьютере». Затем выберите нужный сертификат и нажать «Далее»;
  • ввести пароль к сертификату (вы можете его запомнить или сохранить на недоступном для посторонних лиц носителе) и нажать кнопку «Добавить».

После этого сертификат появится в списке доступных и будет готов к использованию.

Вы можете открыть его. Во вкладке «Еще» – «Показать данные сертификата» будет указана следующая информация:

  • назначение сертификата и его имя,
  • для кого и кем он выпущен,
  • техническую информацию.

Как опробовать электронную подпись в 1С

Чтобы проверить, как действует ЭП в системе 1С:Документооборот, вы можете попробовать подписать имеющиеся объекты (документы, файлы и пр.). Чтобы добавить подпись, потребуется выполнить несколько действий:

  • поставить новую задачу и открыть документ;
  • нажать в правом верхнем углу «Еще» – «Документ» – «Подписать»;

Источник: https://www.aviant.ru/about/articles/elektronnaya-podpis-1s/

Юридичка
Добавить комментарий